Kabanata 11 - Pagpaplano ng Pagkuha ng IT at Estratehikong Pinagkukunan

Bilang isang pinakamahusay na kasanayan sa pagkuha ng IT, ang pagpaplano sa pagkuha ng IT ay napatunayang nakabuo ng maraming benepisyo para sa pampublikong pagkuha. Ang pagpaplano sa pagkuha ng IT ay nagbibigay-daan sa mga ahensya na magpatupad ng mga madiskarteng konsepto ng pagkuha ng IT sa panahon ng proseso ng pagkuha. Ang pagpaplano ay magbibigay-daan din sa mga ahensya na gamitin ang kapangyarihan ng pagbili ng Commonwealth upang makakuha ng mas mababang gastos at mas mahusay na halaga. Ang pagbuo ng isang masusing IT procurement plan na nagtatalaga ng mga tungkulin at responsibilidad sa mga miyembro ng procurement project team at tumutukoy sa mga hakbang sa proseso ay magpapadali sa isang mas mahusay na halaga ng IT procurement. Ang proseso ng pagpaplano ng pagkuha ng IT ay dapat na isang collaborative at synergistic na pagsisikap sa pagitan ng mga miyembro ng team ng procurement project.

Ang mga napatunayang benepisyo ng pagpaplano sa pagbili ay kinabibilangan ng:

• Pagbuo ng isang malakas na balangkas ng komunikasyon at istraktura para sa cross-functional na pagbabahagi ng impormasyon.
• Pinahusay na tagumpay ng iskedyul sa pamamagitan ng workload at pagpaplano ng mapagkukunan at pagtatalaga ng mga tungkulin at responsibilidad para sa bawat miyembro ng pangkat ng proyekto sa pagkuha.
• Nadagdagang disiplina sa proyekto sa pamamagitan ng paghingi ng sistematikong dokumentasyon ng mga pangangailangan ng negosyo, mga takdang panahon, at mga gastos habang nagbibigay ng sapat na oras ng pangunguna at mga mapagkukunan sa pagpili ng naaangkop na mga uri ng pagkuha at pagbuo ng mga makabagong pamamaraan ng pagkontrata.
• Nangangailangan ng baseline na pangako mula sa komunidad ng tagapagtustos upang sumunod sa mga parameter ng pagtugon na itinakda sa pangangalap.
• Pinahusay na istraktura at kontrol sa dami ng oras at mapagkukunan na kinakailangan upang maisakatuparan ang mga layunin.
• Mas mabilis na negosasyon at pagpapatupad ng kontrata dahil ang mga kinakailangan sa kontraktwal ay tinukoy sa simula ng proyekto.
• Nabawasan ang miscommunication at hindi pagkakaunawaan sa yugto ng pagsusuri.
• Pinahusay na pagtitipid at mahusay na gastos na mga asset ng IT para sa Commonwealth sa pamamagitan ng paggamit ng pagpaplano upang hikayatin ang pagsasama-sama ng mga kinakailangan upang makamit ang mas malaking ekonomiya sa IT sa pamamagitan ng mga makabagong pagbabawas ng presyo at/o mga diskwento sa dami.