34.4 Magsagawa ng pagsasara ng kontrata
34.4.7 Panghuling pagbabayad
Para sa lahat ng ahensya, ang huling pagbabayad sa kontrata ay dapat ang huling hakbang sa proseso ng pagsasara. Maaaring hindi ito magagawa para sa mga kontrata ng VITA sa buong estado kung saan bumibili ang mga ahensya sa pamamagitan ng indibidwal na mga purchase order sa pamamagitan ng eVA at kapag ang termino ng purchase order ay lumampas sa petsa ng pagtatapos ng kontrata. Gayunpaman, dapat kumpirmahin ng tagapangasiwa ng kontrata ng VITA sa supplier na walang mga delingkwenteng pagbabayad na dapat bayaran ng alinmang ahensya. Kung mayroon, dapat ituloy ng tagapangasiwa ng kontrata ng VITA ang pagsasara sa ngalan ng supplier.
Dapat suriin ng contract administrator ang kontrata (o purchase order) para sa anumang pagbabawas, pagpapanatili, cost-share o fee-share na obligasyon at kumpirmahin na walang natitirang performance insentibo o mga parusa upang matiyak na ang anumang kaugnay na pagsasaayos o offset ay kasama sa panghuling invoice, sa pamamagitan ng mutual na kasunduan ng supplier.
Ang pangwakas na pagbabayad ay hindi dapat gawin sa supplier kung ang supplier ay delingkwente sa pagsusumite ng anumang kinakailangang ihahatid o ulat ayon sa kontrata, o hanggang sa ang lahat ng naaangkop na ulat sa pagsasara ay nilagdaan ng mga naaangkop na stakeholder. Dagdag pa rito, maaaring gusto ng contract administrator na kumpirmahin sa mga subcontractor na binayaran sila ng supplier (prime contractor) para sa lahat ng trabahong isinagawa at sinisingil hanggang sa kasalukuyan bago ang paglabas ng huling bayad.
Kung mayroong anumang nakabinbing mga hindi pagkakaunawaan sa pakikipag-ugnayan sa oras ng pagsasara ng kontrata, alinsunod sa § 2.2-4363 ng Kodigo ng Virginia, anumang nauugnay na mga paghahabol sa kontrata, para man sa pera o iba pang kaluwagan, ay dapat isumite ng supplier nang nakasulat sa Commonwealth (ahensya) nang hindi lalampas sa 60 araw pagkatapos maisagawa ang huling pagbabayad sa supplier; gayunpaman, ang nakasulat na paunawa ng intensyon ng supplier na maghain ng naturang paghahabol ay dapat ibigay sa ahensya sa oras ng paglitaw o pagsisimula ng trabaho kung saan nakabatay ang paghahabol. Ang tagapangasiwa ng kontrata ang magpapadali sa pagsasara nito.
Napakahalaga na mapabilis ang yugtong ito upang matiyak ang pagsunod sa mga kinakailangan sa pagbabayad ayon sa batas na ibinigay sa Kodigo ng Virginia, Mga Seksyon § 2.2-4347 hanggang § 2.2-4354.
Ang isang pagkilala ay dapat pirmahan ng supplier upang patunayan na ang huling pagbabayad ay na-invoice at natanggap. Kung hindi, dapat mag-attach ang supplier ng panghuling invoice sa acknowledgement. Ipapadala ng contract administrator ang acknowledgement at invoice sa pamamagitan ng naaangkop na proseso ng pag-apruba, pagkatapos ay sa naaangkop na ahensya na nagbabayad ng opisina para sa pagbabayad at susubaybayan hanggang sa ang huling pagbabayad ay kinikilala ng nagbabayad na opisina at kumpirmahin ng pirmadong resibo ng supplier.
Hanapin sa manwal sa pamamagitan ng mga susing salita o mga karaniwang termino.