Kabanata 32 - Mga Hakbang ng Pagprotesta

32.6.1 Mga responsibilidad ng ahensya sa pagbili

Ang ahensyang bumibili ay dapat:

• Kilalanin ang pagtanggap ng protesta.
• Ipamahagi ang lahat ng sulat na may kaugnayan sa protesta sa lahat ng partido.
• Agad na suriin ang mga katotohanan ng proseso ng pangangalap:
• Interbyuhin ang lahat ng kalahok sa proseso ng pangangalap at paggawad.
• Masusing suriin ang lahat ng dokumentasyon sa procurement file.
• Suriin ang mga alalahanin na ibinangon sa protesta at tukuyin kung ang mga balidong isyu ay ibinangon.
• Tukuyin kung ginawa ang award sa kontrata bilang pagsunod sa mga tuntunin at kundisyon ng solicitation pati na rin sa Code of Virginia.
• Tukuyin kung ang proseso ng pangangalap mismo ay pinangangasiwaan nang maayos, tumpak at sa isang propesyonal na paraan, na nagpapakita ng pagiging patas, kawalang-kinikilingan at pantay na pag-access sa mga kalahok.
• Tukuyin kung ang mga desisyon at aksyon sa paggawad ay wastong naidokumento sa file ng pagkuha.
• Tukuyin kung ang ahensya ay malamang na mananaig kung ang paglilitis ay isinampa ng nagpoprotestang supplier. Suriin ang panganib at potensyal na pananagutan at tukuyin ang pinakamalamang na mga resulta. 
• Bigyan ang nagpoprotestang supplier ng nakasulat na tugon na nagsasaad kung natukoy ng ahensya kung ang protesta ay wasto o hindi wasto sa loob ng sampung araw pagkatapos matanggap ang protesta. Ang desisyon ng ahensya sa pagbili ay magiging pinal maliban kung ang tagapagtustos ay nagpasimula ng legal na aksyon gaya ng itinatadhana sa 2.2-4364 ng Code of Virginia.
• Gumawa ng mga agarang hakbang upang itama ang sitwasyon kung mayroong pagpapasiya na ang ahensyang bumibili ay nagkakamali o hindi sinunod ang mga tuntunin at kundisyon ng paghingi. 
• Panatilihin ang isang opisyal na file ng protesta na kinabibilangan ng mga kopya ng lahat ng mga dokumento na may kaugnayan sa protesta.
• Makipag-ugnayan sa lahat ng partido upang mag-iskedyul ng anumang mga kumperensya o pagpupulong ng protesta, kabilang ang pamamahagi ng opisyal na abiso ng mga naturang pagpupulong. 
• Pangasiwaan ang pananaliksik at tumugon nang nasa oras sa anumang mga kahilingan sa FOIA na natanggap kasabay ng protesta.
• Magsagawa ng lessons-learned o debrief evaluation ng proseso ng solicitation at award decision. Matapos maidokumento ang mga natutunang aral at mailagay sa file ng protesta ng ahensya, dapat magtrabaho ang ahensya na gumawa ng anumang mga pagbabago sa mga kasalukuyang pamamaraan o proseso nito na maaaring makahadlang sa mga katulad na protesta sa hinaharap.