Kabanata 29 - Pagkakaloob at Pagkatapos ng Pagkakaloob ng mga Kontrata ng IT

29.1.0 Bago mag-award

Sa pagkumpleto ng mga negosasyon, kung naaangkop, at bago igawad ang anumang kontrata ng information technology (IT), dapat patunayan ng itinalagang procurement lead na ang supplier ay sumusunod sa mga sumusunod na kritikal o ayon sa batas na mga kinakailangan:

• Nakarehistro nang maayos sa eVA. 
• Pagsunod sa Commonwealth: walang delingkwente sa buwis sa pagbebenta sa Commonwealth (Irms.Support@Tax.Virginia.Gov) at hindi kasama sa Listahan ng Debarment ng Commonwealth: (https://logi.cgieva.com/External/rdPage.aspx?rdReport=Public.Reports.Report9020_Data).  
• Sa Pederal na pagsunod: hindi nakalista sa Listahan ng mga Ibinukod na Partido ng Pederal na pamahalaan (https://sam.gov/), kung ang mga pederal na pondo ay ginagamit upang pondohan ang anumang bahagi ng proyekto o pagkuha. 
• Sa pagsunod sa Commonwealth: ay nakarehistro sa Komisyon sa Korporasyon ng Estado (SCC) at awtorisadong makipagtransaksyon ng negosyo sa Commonwealth (https://www.scc.virginia.gov/businesses/). 
• Hindi ipinagbabawal para sa paggamit sa mga pederal na sistema ng Department of Homeland Security alinsunod sa § 2.2-5514 ng Code ng Virginia. 

Maliban kung exempted sa pamamagitan ng batas, bago igawad ang anumang kontrata sa IT na nagkakahalaga ng $250,000 o mas mataas, o isang kontrata para sa isang pangunahing proyekto, ang mga ahensya ay dapat kumuha ng mga kinakailangang pagsusuri at pag-apruba ng VITA. Bukod pa rito, dapat sundin ang proseso ng Procurement Governance Review (PGR) para sa anumang pamumuhunan sa teknolohiya na nagkakahalaga ng $250,000 o higit pa. 

Ang procurement file ay dapat ding may kasamang “High-Risk” na pagkakakilanlan at pagpapagaan ng pagpaplano at pag-uulat, pati na rin ang mga pag-apruba ng Office of Attorney General (OAG) at VITA, alinsunod sa § 2.2-4303.01. Kung ang pagkuha ay isang Cloud procurement, ang procurement file ay dapat kasama ang kinakailangang ECOS Security Assessment na pag-apruba, at anumang VITA Security na kinakailangan sa kontrata o mga pagbubukod sa seguridad. Ang Pagtatasa ng Seguridad ng ECOS at mga pagbubukod sa seguridad ay maaaring ituring na pagmamay-ari ng supplier at hindi magagamit para sa pampublikong pagsisiwalat, samakatuwid ay maaaring kailanganin din ang isang na-redact na bersyon ng kontrata para sa mga naturang layunin. Bago ang pag-post ng notice ng award, ang procurement file at kontrata ay dapat na handa na maging available para sa pagsusuri ng ibang mga supplier. 

Ang mga miyembro ng pangkat ng pagsusuri ay hinihiling na kumpletuhin at isumite ang survey ng pangkat ng pagsusuri sa Appendix A sa pagtatapos ng bawat pagbili kung saan isinagawa ang isang pagsusuri. Ang lead ng procurement o single-point-of-contact ay dapat magbigay sa mga miyembro ng team ng survey form at mga detalye ng pagsusumite. Ang VITA SCM ay nangongolekta at nagbabahagi ng mga aral na natutunan. 

Maaaring makipag-ugnayan ang mga propesyonal sa pagkuha ng IT ng Commonwealth at mga tagapamahala ng proyekto scminfo@vita.virginia.gov if interesadong makakuha at/o magbahagi ng mga aral ng pangkat ng pagsusuri na natutunan.