Kabanata 25 - Pagbuo ng Kontrata sa IT

25.8.22 Pagpepresyo ng IT

Bagama't ang mga obligasyon ng tagapagtustos ng IT sa ahensya ay maaaring kumplikado, ang pangunahing obligasyon ng ahensya ay simple. Binabayaran ng ahensya ang supplier para sa mga serbisyo o produkto nito sa IT. Ang mga kontrata sa pagpapaunlad ng system ay tradisyonal para sa malalaking kumplikadong proyekto at karaniwang hinihingi para sa mga pagbabayad sa pag-unlad. Maaaring pamahalaan ng isang ahensya ang panganib ng mga proyektong ito sa pamamagitan ng pagbabayad ng mga increment batay sa mga milestone ng proyekto, o pagpigil sa isang bahagi ng bayad hanggang sa ang software/system ay ituring ng ahensya na katanggap-tanggap. Upang gumana sa loob ng mga hadlang na ito, ang mga tagapagtustos ng IT ay lalong naghihiwa-hiwalay ng mga proyekto sa mas maliliit na piraso, na sumasaklaw sa mas maikling panahon. Maaaring naisin ng mga ahensya na suriin kung magiging mas kapaki-pakinabang na magbayad ng mas malaking halaga para sa mga serbisyo ng supplier sa pagpapatupad ng software, sa halip na para sa mismong lisensya ng software.

Maaaring tumawag ang mga kasunduan sa lisensya ng software para sa isang beses na pagbabayad o paulit-ulit na pagbabayad, depende sa kung ang lisensya ng software ay tinitingnan bilang isang subscription o "may bayad." Ang serbisyo/hosting ng mga application at software-as-a-service ay karaniwang nakabatay sa subscription. Ang mga bayarin ay nakadepende sa paggamit at maaaring singilin buwan-buwan o taun-taon. Ang mga bayarin sa pagpapanatili ay umuulit kahit na ang pinagbabatayan ng lisensya ay binayaran nang isang beses o isang patuloy na subscription, at maaaring may kasamang karagdagang mga oras-oras na singil. Ang presyo ng pagpapanatili ay dapat na nakabatay sa aktwal na presyo na binayaran para sa software pagkatapos ng lahat ng mga diskwento at negosasyon, sa halip na ang listahan ng presyo, na kadalasan ay magiging mas mataas. Ang mga kasunduan sa IT ay karaniwang naglilista ng halaga ng mga bayarin at ang paraan ng pagbabayad sa isang iskedyul (exhibit) sa kontrata. Maaaring sabihin ng kontrata na ang mga halagang itinakda sa iskedyul ay magiging epektibo para sa batayang termino pagkatapos mapirmahan ang kontrata. Kung sumang-ayon ang ahensya sa anumang pagtaas, dapat silang limitahan sa isang mababang nakapirming porsyento o sa isang porsyento batay sa na-publish na mga indeks ng inflation, gaya ng Consumer Price Index. Narito ang wika mula sa template ng kontrata na "Solusyon" ng VITA:

"Bilang pagsasaalang-alang para sa Solusyon at anumang karagdagang mga produkto at Serbisyong ibinigay dito, babayaran ng Awtorisadong User ang Supplier ng (mga) bayad na itinakda sa Exhibit B, na naglilista ng anuman at lahat ng mga bayarin at singil. Ang mga bayarin at anumang nauugnay na mga diskwento ay dapat na naaangkop sa buong termino ng Kontrata na ito; sa kondisyon, gayunpaman, na kung sakaling mag-apply ang mga bayarin o diskwento para sa anumang panahon na mas mababa sa buong termino, sumasang-ayon ang Supplier na hindi nito tataasan ang mga bayarin nang higit sa isang beses sa loob ng anumang labindalawang (12) buwan na yugto, na magsisimula sa katapusan ng isang taon (1). Walang ganoong pagtaas ang dapat lumampas sa mas mababa sa tatlong porsyento (3%) o taunang pagtaas sa Consumer Price Index for All Urban Consumers (CPI-U), US City Average, All Items, Not Seasonally Adjusted, gaya ng inilathala ng Bureau of Labor Statistics of the Department of Labor (http://www.bls.gov/cpi/home.htm), para sa pagtaas ng 1 index ng naunang taon () sa parehong petsa ng pagkakabisa ng index. Anumang pagbabago sa presyo ay dapat isumite sa pamamagitan ng pagsulat alinsunod sa nasa itaas at hindi magkakabisa sa animnapung (60) araw pagkatapos noon. Sumasang-ayon ang Supplier na mag-alok ng mga pagbabawas ng presyo upang matiyak ang pagsunod sa Seksyon ng Competitive Pricing."

Ang ahensya ay dapat humingi ng sapat na abiso ng anumang pagtaas ng presyo upang mapalitan ng ahensya ang tagapagtustos kung makitang masyadong mataas ang presyo. Maaaring naisin din ng ahensya na magsama ng pangkalahatang sugnay sa mga sumusunod na linya: "Para sa lahat ng serbisyong ginagawa ng Supplier para sa Ahensya, sisingilin lang ng Supplier ang mga halagang makatwiran at nakasanayan. Hindi sisingilin ng Supplier ang Ahensya ng higit pa para sa anumang naturang serbisyo kaysa sa karaniwang mga singil ng Supplier para sa mga katulad na serbisyo para sa ibang mga customer."

Ang unang pangungusap sa itaas ay humihiling ng patas na presyo. Gusto ng ahensya na makakuha ng mga quote mula sa ibang mga supplier upang matiyak na ang mga presyo na hinihiling ng supplier ay patas. Ang pangalawang pangungusap ay isang sugnay sa pagpepresyo ng pinakapaboritong bansa at pinapaboran ang ahensya. Karaniwan, ang mga ahensya lamang na nasa pinakamahusay na posisyon sa pakikipagkasundo ang makakakuha ng ganoong sugnay. Upang maipatupad ang sugnay na ito, gugustuhin ng isang ahensya ang karapatang siyasatin ang mga libro at talaan ng supplier.

Ang isang mas madaling sugnay na makipag-ayos ay maaaring isa na nagbibigay sa isang ahensya ng benepisyo ng anumang mas magandang alok na maaaring gawin ng supplier sa anumang iba pang pampublikong katawan sa Commonwealth. Narito ang isang sugnay sa mga linyang ito: "Sumasang-ayon ang Supplier na kung ang anumang alok ay ginawa sa o kasunduan na pinasok ng Supplier sa alinmang iba pang pampublikong katawan ng Commonwealth para sa mga programang halos magkatulad na dami sa presyong mas mababa kaysa sa presyo sa Ahensya na makikita sa Kasunduang ito, kung gayon ang presyong makikita sa Kasunduang ito ay babawasan sa naturang presyo na inaalok sa naturang pampublikong katawan."