Kabanata 25 - Pagbuo ng Kontrata sa IT

25.8.16 Ang pahayag ng IT ng trabaho

Ang isang malakas na pahayag ng trabaho (SOW) ay dapat tukuyin nang tumpak, malinaw at ganap ang lahat ng mga obligasyon ng mga partido na may paggalang sa pagsisikap ng IT na isasagawa. Idinetalye ng SOW kung ano ang sinasang-ayunan ng supplier na gawin, kung ano ang sinasang-ayunan ng ahensya na gawin, ang mga tagubilin sa supplier at ang teknikal, functional at pagganap at mga kinakailangan sa pag-uulat at mga detalye ng kontrata. Lahat ng SOW ay dapat nakasulat at sumang-ayon bago magsimula ang anumang gawain. Ang SOW ay dapat na isang eksibit sa kontrata. Ang SOW ay dapat sapat na detalyado upang ang isang taong hindi pamilyar sa kontrata ay malinaw na makita ang lahat ng kasama at kung ano ang hindi. Mangyaring sumangguni sa manu-manong Kabanata 21, Performance-based Contracting, SOW at SLA at Kabanata 12, SOWs para sa IT Procurements para sa mas malalim na talakayan at mga detalye sa paglikha ng mga epektibo at kumpletong SOW. Kasama rin sa Kabanata 12 ang isang link sa isang template ng SOW at template ng Change Order. Ang isang malakas na SOW ay dapat magsama ng mga sumusunod na elemento, ayon sa naaangkop sa pagkuha:

• Isang detalyadong pahayag ng layunin, layunin o layunin na isasagawa ng supplier.

• Mga limitasyon ng mga serbisyong ibinibigay.

• Isang pagkakakilanlan ng lahat ng mahalagang materyal na gagawin ng supplier at ihahatid sa ahensya.

• Mga kinakailangan sa pag-uulat ng proyekto (ibig sabihin, katayuan ng proyekto, katayuan sa pagbebenta, buwanan/quarterly, antas ng serbisyo/pagganap). Ang pag-uulat ng benta ng SWaM at IFA ay hindi kailangang isama sa SOW kung sila ay nasa ibang lugar sa dokumento ng kontrata.

• Listahan ng lahat ng maihahatid na may takdang petsa at mga kinakailangan sa pagsusumite.

• Tinantyang iskedyul ng oras at/o mga milestone para sa pagbibigay ng mga produkto/serbisyo ng supplier.

• Kung hindi isang kontrata na nakabatay sa pagganap, isama ang pamamaraan kung paano ibibigay ang mga produkto/serbisyo.

• Mga kinakailangan sa paglalakbay at pagdalo sa pulong.

• Mga kinakailangan sa pagsubok.

• Pamantayan sa pagkumpleto/pagtanggap para sa gawaing isasagawa.

• Maintenance na ibibigay.

• Suporta na ibibigay.

• Mga kinakailangan sa antas ng serbisyo.

• Pangalan/Pagkakakilanlan ng mga tauhan ng supplier na itatalaga, kung ang mga partikular na tauhan ay susi sa pakikipag-ugnayan. (Ang ilan ay maaaring mangailangan din ng pag-uuri ng trabaho o antas ng kasanayan ng mga tauhan upang gawing available ng supplier.)

• Mga oras ng trabaho ng supplier na kinakailangan upang maisakatuparan ang layunin at mga layunin.

• Mga pamamaraan ng invoice, kung wala sa dokumento ng kontrata.

• Ang kabuuang gastos ng supplier kung hindi kasama sa iskedyul ng pagpepresyo ng kontrata (marahil sa isang bagong sitwasyon ng purchase order). Ang saklaw ng trabaho ay dapat na may breakdown ng mga gastos, kabilang ang mga rate ng pagsingil. Hatiin ang mga serbisyo ng supplier sa mga masisingil na gawain o masisingil na mga yunit tulad ng listahan ng presyo ng mga kagamitan o mga supply o isang listahan ng mga oras-oras na rate para sa mga serbisyo.

• Kaligtasan, pagkapribado ng data at pagbabalik, pagiging kompidensiyal, pag-audit at mga kinakailangan sa pananagutan, kung wala sa kontrata.

• Listahan ng mga kinakailangang detalye at anumang mga propesyonal na sertipikasyon o lisensya ng supplier.

• Lugar ng pagganap (onsite ng ahensya, lokasyon ng supplier, iba pa)

• Mga espesyal na oras ng trabaho, kung mayroon man.

• Ang mga responsibilidad ng ahensya, tulad ng mga pasilidad, kagamitan para sa pagganap ng supplier at impormasyon, data, dokumentasyon upang mapadali ang pagganap ng supplier.

• Anumang espesyal na kinakailangan sa seguridad; ibig sabihin, pagpapadala ng data, pag-access sa pasilidad ng pamahalaan, atbp.

Isang Statement of Work Template at isang Statement of Work Change Order Template ay makukuha sa https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-tools/.