Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa mga Proposal at mga Kompetisyong Negosasyon

24.2.1 Mga RFP na nakabatay sa solusyon

Ang mga RFP na nakabatay sa solusyon ay humihiling sa mga supplier na magmungkahi ng solusyon sa negosyo ng IT upang malutas ang mga natukoy na problema at layunin ng isang ahensya. Ang mga RFP na nakabatay sa solusyon ay maikling nagsasaad ng pangangailangan ng negosyo, naglalarawan ng problema sa teknolohiya, at humihingi ng kaunting mga detalye at kinakailangan. Ang mga supplier ay pinahihintulutan na gamitin ang kanilang malawak na spectrum na kaalaman sa merkado ng teknolohiya, pagkamalikhain at mga mapagkukunan upang magmungkahi ng mga makabago at matipid na solusyon. Ang mga RFP na nakabatay sa solusyon ay maaaring humiling sa mga supplier na magbigay ng solusyon para lamang sa bahagi ng isang problema sa negosyo o magmungkahi ng mga high-level na solusyon sa uri ng konsepto na sinusuri batay sa isang detalyadong hanay ng mga kinakailangan.

Dapat magsikap ang mga ahensya na bawasan ang mga kinakailangan at mga detalye upang bigyang-daan ang kakayahang umangkop sa mga uri ng mga solusyong iminumungkahi. Ang mga detalye at kinakailangan ay nagtatakda ng mga limitasyon at maaaring alisin o paghigpitan ang mga item o solusyon na magagamit para sa supplier na isama sa panukala nito. Ang mga pagtutukoy ng teknolohiya ay dapat na nakasulat upang hikayatin, hindi panghinaan ng loob, kumpetisyon habang sinusubukan din na maghanap ng ekonomiya para sa layunin at solusyon sa teknolohiya na nilayon. Magagawang tukuyin ng isang ahensya ang solusyon sa teknolohiya, hindi isang partikular na produkto o serbisyo, na pinakamahusay na makakatugon sa pangangailangan nito sa teknolohiya o negosyo.

Bahagi ng proseso ng paggawa ng desisyon kung kailan gagamit ng RFP na nakabatay sa solusyon ay kinabibilangan ng pagsasagawa ng pagsusuri sa panganib. Bilang bahagi ng pagsusuri sa panganib, niresolba ng pangkat ng proyekto sa pagkuha ang mga sumusunod na tanong:

Nagpapakita ba ang problema sa negosyo ng teknolohiya ng pagkakataon para sa kapwa kapaki-pakinabang na pagbabahagi ng panganib sa pagitan ng ahensya at isang supplier?

• Anong mga salik ang maaaring makabuluhang makaapekto sa posibilidad na makumpleto ang aming proyekto sa oras at pasok sa badyet?

• Posible bang suriin ang mga iminungkahing solusyon nang pantay-pantay?

• Masusuri ba ang (mga) solusyon batay sa kabuuang halaga ng pagsusuri sa pagmamay-ari na isinasama ang inaasahang gastos sa pagsuporta sa iminungkahing solusyon at iba pang mga opsyon sa pananalapi?

Kapag naghahanda ng RFP na nakabatay sa solusyon, magiging iba ang ilang bahagi ng RFP kaysa sa RFP na hindi nakabatay sa solusyon. Ang isang RFP na nakabatay sa solusyon ay dapat kasama ang:

• Ang background ng organisasyon at kasalukuyang kapaligiran ng negosyo ng ahensya,

• Isang tukoy na listahan ng mga proseso at pamamaraan na nauugnay sa proyekto, legal o mga utos ng negosyo,

• Anumang pamamaraan ng proyekto o dokumentasyon ng proseso,

• Isang malinaw na kahulugan ng kasalukuyang teknikal na kapaligiran ng ahensya kabilang ang lahat ng kasalukuyang hardware at software na ginagamit, na maaaring gamitin o dapat gamitin upang matugunan ang mga kinakailangan ng proyekto,

• Isang kahulugan ng problema sa negosyo o teknolohiya na lutasin, ngunit hindi isang kahulugan ng nais na solusyon o problema sa mga tuntunin ng nais na solusyon,

• Mga pagtutukoy na naglalarawan sa mga katangian ng isang teknolohiyang produkto, serbisyo, o solusyon na hinahanap.

Sa isang RFP na nakabatay sa mga solusyon, dapat gumamit ang mga ahensya ng mga tanong sa teknolohiya para humimok ng mga detalye sa halip na isama ang mga mandatoryong kinakailangan sa RFP. Ang layunin ay mag-imbita ng pinakamataas na makatwirang kompetisyon, habang kumukuha ng pinakamahusay na solusyon sa teknolohiya para sa Commonwealth. Ginagamit ng VITA ang mga RFP na nakabatay sa solusyon para sa pagtatatag ng mga kontrata sa buong estado at pagkuha ng mga solusyon sa teknolohiya upang magbigay ng pinakamahusay na halaga para sa Commonwealth. Magbigay ng mga tanong sa mga supplier sa RFP para humimok ng mga kinakailangan, gaya ng: "Ano ang pamantayan ng industriya para sa produktong ito at ang iyong (mga) produkto DOE nakakatugon o lumalampas sa naturang pamantayan?"

Ang layunin ng isang competitively negotiated RFP acquisition ay mag-imbita ng maximum at makatwirang kumpetisyon sa komunidad ng supplier habang kumukuha ng pinakamahusay na halaga na solusyon sa teknolohiya para sa Commonwealth.