Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa mga Proposal at mga Kompetisyong Negosasyon

24.14.8 Pagsusuri ng kabuuang halaga ng solusyon (pagkatapos ng mga paunang negosasyon)

Matapos makumpleto ang mga negosasyon ay maaaring gumamit ng kabuuang pagsusuri sa gastos ng solusyon. Tinutukoy ng ratio ng gastos/halaga kung aling supplier ang nag-aalok ng pinakamahusay na solusyon sa halaga. Tandaan, kahit na ang pamantayan ng ratio ng halaga/gastos ay maaaring isang pamantayan sa pagsusuri, hindi ito inilalapat hanggang matapos ang mga negosasyon.

Mahalagang maunawaan ng pangkat ng pagsusuri ang kumpletong halaga ng solusyon sa negosyong nakabatay sa teknolohiya. Ang kabuuang pagsusuri sa gastos ng solusyon ay akma sa plano ng negosyo ng proyekto at matukoy ang pinakamahusay na solusyon upang tumugma sa mga layunin at badyet nito; halimbawa, pagdaragdag ng mga kakayahan upang mapabuti ang serbisyo sa customer o palawakin ang mga serbisyo.

Ang layunin ay makarating sa isang pangwakas na pigura na magpapakita ng epektibong halaga ng pagbili. Halimbawa, ang panghabambuhay na halaga ng isang PC ay maaaring higit sa limang beses sa halaga ng pagkuha nito. Dapat na lubusang isaalang-alang ng mga evaluator ang kumpletong gastos—hindi lamang ang pagkuha ng PC kundi ang pagpapatakbo, pagsuporta at pagpapanatili nito sa buong buhay nito kabilang ang mga gastos sa hardware, software, pagsasanay, pagpapanatili, o iba pang mga serbisyo. Ang kabuuang pagsusuri ng solusyon sa gastos ay ang malaking larawan ng pagsusuri sa gastos ng panukala ng bawat supplier. Kabilang dito, ngunit hindi limitado sa, mga elemento ng gastos gaya ng pagsisimula, paglipat mula sa kasalukuyan, paglulunsad, pagsasanay, suporta sa linya ng tulong, pagpapatakbo, pagpapanatili at pagkukumpuni, pag-upgrade ng hardware na nauugnay sa outsourcing o pagkonsulta at gastos sa "paglabas", o, gastos upang palitan ang system o solusyon na ito sa pagtatapos ng kapaki-pakinabang na buhay nito. Ang pagsusuri ay maaari ding magsama ng lease laban sa pagbili, ang mga benepisyo, gastos, at mga panganib na ipinataw ng iba't ibang mga tuntunin at kundisyon ng kontrata na tinukoy sa panahon ng paunang negosasyon.

Ang SPOC ay may pananagutan sa pagdaragdag sa pangkat ng pagsusuri ng mga kinakailangang panloob na mapagkukunan upang makalikom ng data, kabilang ang kabuuang halaga ng solusyon, na kinakailangan upang makagawa ng desisyon na batay sa data. Maaaring kabilang dito ang malaking pakikilahok ng (mga) SME pati na rin ng mga tauhan sa pananalapi. Responsibilidad din ng SPOC ang pagtukoy sa ratio ng halaga/gastos ng bawat panukala, at pag-access sa anumang napakalaking panganib o mga karagdagang hindi nasasalat na gastos na nauugnay sa bawat solusyon, tulad ng kakayahang mabuhay ng supplier sa buhay ng solusyon, kalidad ng dokumentasyon ng system at epekto nito sa mga gastos sa pagpapatakbo, atbp. (ibig sabihin, kabuuang gastos sa ahensya o Commonwealth). Ang mga SME at tauhan ng ahensya ay dapat magbigay ng input sa kabuuang pagsusuri sa gastos ng solusyon kung kinakailangan. Ang SPOC, na nakikipagtulungan sa mga mapagkukunan ng ahensya at mga SME, ay magdodokumento ng pagsusuri sa benepisyo sa gastos na malinaw na kumakatawan sa kabuuang ratio ng halaga/gastos ng bawat solusyon sa maikling listahan. Kung wala ang data na ito, hindi matutukoy ng team ang tunay na ratio ng halaga/gastos ng mga iminungkahing solusyon.