Kabanata 22 - Kompetisyon ng Selyadong Pag-bid / Imbitasyon para sa Pagpasa ng Bid sa IT

22.1.4 Mga kinakailangan at pagtutukoy sa teknikal at functional

Ang IT IFB ay maaaring magsama ng mga espesyal na kinakailangan kabilang ang life-cycle costing, value analysis at iba pang pamantayan tulad ng pagsubok, kalidad, pagkakagawa, paghahatid at pagiging angkop para sa isang partikular na layunin upang makatulong na matukoy ang pagiging katanggap-tanggap. Ang mga kinakailangang ito ay dapat na inilarawan nang tumpak at ganap. Maliban kung ang pampublikong katawan ay naglaan para sa paunang kwalipikasyon ng mga bidder, ang IT IFB ay dapat ding isama ang anumang kinakailangang mga kwalipikasyon ng mga potensyal na bidder. Nalalapat ang mga sumusunod na alituntunin kapag nagsusulat ng mga teknikal at functional na kinakailangan ng IFB:

• I-verify na ang mga kinakailangan/spesipikasyon ay tumpak na tumutukoy sa mga produktong IT o serbisyo na kinukuha. Maaaring magastos ang isang error o pagtanggal, kaya mahalagang i-validate ang mga ito bago mai-post ang IFB.
• Magsagawa ng pagsusuri sa validity ng mga kinakailangan/spesipikasyon. Nagbibigay ba ang mga kalakal o serbisyong tinukoy ng mga function na pinakamahusay na sumusuporta sa mga pangangailangan ng may-ari ng negosyo?
• Magsagawa ng pagsusuri sa pagkakapare-pareho ng mga kinakailangan/spesipikasyon upang matiyak na walang mga salungatan.
• Ang mga kinakailangan at mga detalye ay dapat suriin para sa pagkakumpleto. Kasama ba ang lahat ng function na kinakailangan ng may-ari ng negosyo? Kasama ba ang lahat ng pederal, Commonwealth o VITA IT na mga kinakailangan, pamantayan o detalye?
• Magsagawa ng reality check. Maaari bang maipatupad ang mga kinakailangan dahil sa magagamit na oras, badyet, mapagkukunan at teknolohiya ng proyekto o may-ari ng negosyo? Talagang nasusubok ba ang mga kinakailangan?
• Isinulat ba ang mga kinakailangan upang ito ay maunawaan nang maayos?
• Maaari bang baguhin ang mga kinakailangan nang walang malaking epekto sa iba pang mga kinakailangan?

Ang isang IFB para sa mga produkto o serbisyo ng teknolohiya ay dapat magsama ng mga kinakailangan na sapat na malawak upang mahikayat ang libre at bukas na kumpetisyon at na tugma sa mga produkto at serbisyo ng teknolohiyang pamantayan sa industriya. Ang bidder ay may pananagutan, gayunpaman, na payuhan ang procuring agency kung ang mga kinakailangan ay naghihigpit o naglilimita sa pagkuha sa iisang source. Ang nasabing abiso ay dapat ibigay sa pamamagitan ng pagsulat nang hindi bababa sa limang araw ng negosyo bago ang opisyal na petsa ng pagbubukas ng bid.