Kabanata 20 - Pinagsama at Kooperatibong at Mga Kontrata ng GSA

20.1.9 Pagbibigay ng kontrata at pangangasiwa

Kapag nagawa na ang desisyon na igawad ang isang pinagsamang at/o kooperatiba na kontrata sa IT, dapat gawin ng nangungunang ahensya ang sumusunod:

• Ipaalam sa mga kalahok na miyembro ng parangal at magbigay ng mga elektronikong kopya ng buong kontrata.

• Magbigay ng nakasulat na mga alituntunin para sa pangangasiwa ng kontrata at pamamahala ng kontrata.

• Panatilihin ang isang listahan ng lahat ng awtorisadong gumagamit ng kontrata.

• Ang mga hindi pagkakaunawaan sa kontrata na may kaugnayan sa isang partikular na purchase order ay dapat pangasiwaan ng apektadong joint at/o miyembro ng kooperatiba at ng mga nauugnay sa kontrata sa kabuuan ng namumunong entity ng pamahalaan.

• Magtatag ng isang sistema ng pag-uulat ng pagganap ng tagapagtustos para sa lahat ng mga miyembro upang mag-ulat at masubaybayan ang pagganap ng tagapagtustos sa isang regular na batayan. Maraming pampublikong katawan ang may karagdagang mga kinakailangan sa pag-uulat kabilang ang ayon sa batas na pag-uulat (ibig sabihin, pag-uulat ng SWaM at hindi-SWaM subcontractor) na tinukoy sa kontrata.

• Atasan ang supplier na magbigay ng mga pana-panahong ulat sa pagbebenta ng kontrata. Ang namumunong ahensya sa pagkontrata ay dapat kumuha ng ulat ng dami ng pagbili para sa termino ng kontrata mula sa supplier bago ang pag-expire ng kontrata o aksyon sa pag-renew. Maaaring gamitin ang data na ito upang suportahan ang tinantyang paggamit para sa susunod na pangangalap o kapag sinusuri ang hiniling ng kontratista ng mga pagsasaayos ng presyo.

• Anyayahan ang mga kalahok na miyembro na magkomento sa mga iminungkahing extension ng kontrata, pag-renew at pag-amyenda.

• Makipag-ayos ng mas malalim na mga diskwento batay sa inaasahang dami ng mga benta o kung ang mga aktwal na pagbili ay lumampas sa mga pagtatantya.

• Magbigay ng maraming oras para sa pagkuha ng mga kapalit na kontrata.