Kabanata 18 - Mga Kahilingan para sa Impormasyon, Prekwalipikasyon ng mga Tagapagtustos, Mga Hindi Hiniling na Proposal

18.3.1 Paano isinumite at sinusuri ang mga hindi hinihinging panukala

Ang mga hindi hinihinging panukala ay dapat isumite nang direkta sa sulat sa mga ahensyang iyon na nagtatag ng pangunahing punto ng pakikipag-ugnayan upang i-coordinate ang pagtanggap at paghawak ng mga hindi hinihinging panukala. Ang isang paborableng komprehensibong pagsusuri ng isang hindi hinihinging panukala ng ahensya ng DOE ay hindi lamang nagbibigay-katwiran sa paggawad ng isang kontrata. Ang lahat ng mga kontrata ay dapat igawad sa pamamagitan ng kumpetisyon o iba pang mga mekanismong sumusunod sa Virginia Public Procurement Act (VPPA). Walang kagustuhan ang dapat ibigay sa potensyal na tagapagtustos na unang nag-alok ng hindi hinihinging panukala kung ang kasunod na pangangalap ay ibigay para sa parehong produkto, serbisyo o solusyon; at hindi rin dapat isulat ang pangangalap pabor sa supplier na iyon o sa teknikal na diskarte o mga detalye nito. Ang lahat ng hindi hinihinging panukala na isinumite sa alinmang ahensya ay dapat sumailalim sa mga sumusunod na kondisyon:

• Ang lahat ng hindi hinihinging mga panukala ay isinumite sa panganib at gastos ng potensyal na tagapagtustos.
• Ang isang hindi hinihinging panukala ay isinumite nang walang obligasyon sa bahagi ng ahensya o ng Commonwealth.
• Ang mga hindi hinihinging panukala ay hindi dapat maglaman ng mga paghihigpit sa paggamit ng ahensya ng anumang mga ideya o impormasyong nakapaloob sa mga naturang panukala o sa Commonwealth.
• Ang ahensya ay maaaring maningil ng bayad para sa pagsusuri ng isang hindi hinihinging panukala. Ang nasabing bayad ay dapat na ipaskil ng ahensya bago matanggap ang anumang hindi hinihinging panukala upang mabigyan ang nagmumungkahi ng sapat na paunawa na ang pagbabayad ng naturang bayad ay kinakailangan. Ang mga panukalang nangangailangan ng teknikal na pagsusuri ay maaaring singilin sa isang oras-oras na batayan bilang naaangkop para sa oras na ginugol sa pagsusuri.
• Ang lahat ng hindi hinihinging panukala ay susuriin para sa kanilang paglahok at pagsasama ng maliliit na negosyo kabilang ang mga maliliit na negosyo na pag-aari ng mga kababaihan, minorya at mga beterano na may kapansanan sa serbisyo, gayundin ng mga micro business.
• Kung ang hindi hinihinging panukala ay naglalaman ng isang alok na magpautang o magbigay ng mga kalakal o serbisyo sa isang ahensya nang walang gastos o maliit na halaga, at ang alok na ito ay malamang na lumikha ng pangangailangan para sa kasunod na mga pagbili, ang kinakailangan para sa mga naturang produkto o serbisyo at anumang karagdagang mga pangangailangan ay iaalok para sa kompetisyon alinsunod sa VPPA. Ang mga potensyal na supplier ay dapat bigyan ng pagkakataon na lumahok sa resultang proseso ng pagkuha.

Upang makabuo ng isang tunay na hindi hinihinging panukala sa IT, ang panukala ay dapat matugunan ang mga sumusunod na pamantayan upang matanggap at masuri ng isang ahensya:

• Ang hindi hinihinging panukala ay dapat na makabago at kakaiba;
• Ang panukala ay dapat na independyenteng nagmula at binuo ng supplier na naglalahad ng panukala sa ahensya.
• Ang panukala ay dapat na inihanda nang walang pangangasiwa, pag-endorso, direksyon o pakikilahok ng pamahalaan
• Ang panukala ay dapat magsama ng sapat na detalye upang pahintulutan ang isang pagpapasiya ng ahensya kung ang pagsasaalang-alang at pagrepaso sa panukala ay magiging kapaki-pakinabang.
• Ang panukala ay hindi dapat isang paunang panukala para sa isang kilalang kinakailangan sa IT ng ahensya na maaaring makuha sa pamamagitan ng mga pamamaraang mapagkumpitensya.
• Ang panukala ay hindi dapat tumugon sa isang naunang na-publish na kinakailangan sa IT ng ahensya.
• Lahat ng pagmamay-ari na impormasyon na kasama sa panukala na gustong manatiling kumpidensyal ng supplier ay mamarkahan bilang pagmamay-ari. Kung ang buong hindi hinihinging panukala ay minarkahan na pagmamay-ari, hindi ito isasaalang-alang para sa pagsusuri ng isang ahensya.