Kabanata 12 - Mga Pahayag ng Trabaho para sa mga Pagkuha ng IT

12.2 Paghahanda ng de-kalidad na IT statement of work (SOW)

Kapag nakumpleto na ang saklaw ng proyekto, bubuo ang pangkat ng proyekto ng SOW, na siyang batayan para sa pagtugon sa panukala ng isang supplier at pagganap ng kontrata. Ang pagsasama ng SOW sa solicitation ay nagbibigay sa bawat supplier ng impormasyon kung saan ihahanda ang alok nito. Dahil gagawin ng nanalong supplier ang kontrata na sumusunod sa mga kinakailangan sa SOW, kritikal na isama at sabihin ang lahat ng teknikal, functional, performance at mga kinakailangan at inaasahan sa pamamahala ng proyekto nang malinaw at walang kalabuan sa SOW. Ang VITA SCM ay nagbibigay ng SOW template at SOW Change Order template para sa mga awtorisadong user na gamitin kapag nag-order mula sa isang VITA statewide na kontrata sa lokasyong ito sa ilalim ng seksyong tinatawag na “Tools:” https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-tools/. Ang template na ito at ang gabay sa kabanatang ito ay mga rekomendasyon sa pinakamahusay na kasanayan. Maaari mong gamitin ang template, ang sumusunod na gabay, o anumang kumbinasyon—bilang pinakaangkop para sa laki at pagiging kumplikado ng iyong pagkuha. Ang mga proyekto sa IT na nangangailangan ng pag-apruba ng CIO at/o pangangasiwa ng VITA ay mangangailangan ng pagsunod sa mga pamantayan at patakaran sa Pamamahala ng Proyekto ng Commonwealth na ibinigay sa URL na ito: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/.

Ang SOW ay dapat na nakasulat bilang isang maigsi, deklaratibong dokumento dahil ito ay isang pahayag ng mga kinakailangan ng ahensya at ang pangako sa pagganap ng supplier. Sa mga SOW na hindi nakabatay sa pagganap, maaaring kailanganin ng supplier na gawin ang trabaho sa isang partikular na paraan, gamit ang mga detalyadong detalye, pagtukoy ng mga pangunahing tauhan na ibibigay at mga pamamaraan na gagamitin para sa mga kontrata ng serbisyo. Ang isang mahusay na pagkakasulat na SOW ay dapat:

Maging isang stand-alone na dokumento.
Gawin sa pangkalahatan hanggang sa partikular na paraan.
Maging isang pagpapalawak ng detalye na iniayon mula sa mga resulta ng pagtukoy sa mga kinakailangan at ang naaprubahang pahayag ng saklaw at walang mga hindi pagkakapare-pareho at/o mga salungat na kinakailangan.
Isa-isang iayon upang isaalang-alang ang panahon ng pagganap, maihahatid na mga item, kung mayroon man, at ang nais na antas ng kakayahang umangkop sa pagganap.
Huwag ulitin ang materyal na kasama na sa ibang bahagi ng solicitation/contract.
Ilarawan nang detalyado kung ano ang gagawin ng supplier sa pamamagitan ng pagtugon sa sumusunod na apat na elemento:
- Ano ang dapat gawin at ano ang mga deliverable/milestones?
- Sino ang gagawa ng ano (ahensya, supplier, third party na ahente ng CoVA, atbp.).
- Kailan ito gagawin sa pamamagitan ng maihahatid at/o milestone?
- Saan ito gagawin?
- Paano ito gagawin at paano malalaman ng ahensya kung tapos na ito (ibig sabihin, pagsubok at pagtanggap)?

Ang nilalaman at detalye ng SOW ay depende sa likas na katangian ng pagkuha at maaaring mula sa napakasimple—pagbili ng naka-package na software—hanggang sa sobrang kumplikado—pagkuha ng solusyon o disenyo ng system. Ang mga detalye ng pagtatasa ng pangangailangan/depinisyon ng mga kinakailangan/mga detalye ng pagbuo (sumangguni sa Kabanata 8) ay dapat na madoble sa ilang mga kaugnay na lugar ng SOW. Ang lahat ng SOW ay dapat na minimal na kasama ang mga sumusunod na bahagi:

Panimula—isang pangkalahatang paglalarawan ng pagkuha.
Background—impormasyon na tumutulong sa mga supplier na maunawaan ang kalikasan at kasaysayan ng ahensya, ang proyekto, ang madlang pinaglilingkuran at ang layunin ng mga bagong kinakailangan. Kapag naaangkop, isama ang kasalukuyan at nais na kapaligiran ng teknolohiya (arkitektura) at mga interface na may mga graphic at textual na paglalarawan.
Saklaw—pangkalahatang-ideya ng SOW na nag-uugnay sa mga parameter at mahahalagang aspeto ng mga kinakailangan, na kinuha mula sa pahayag ng saklaw.
Mga naaangkop na direktiba (kung mayroon man)—mga isinangguni na dokumento, pamantayan, detalye o direktiba na alinman sa mandatory o nagbibigay-impormasyon para sa pagkuha.
Mga kinakailangan sa pagganap—kung ano ang kailangang magawa, ang mga pamantayan sa pagganap at ang mga katanggap-tanggap na antas ng kalidad.
Deliverable requirements—Mga produkto ng teknolohiya, serbisyo, software, proyekto at iba pang mga ulat, pagsubok at lahat ng maihahatid at pormal na mga kinakailangan na dapat isumite ng supplier sa panahon ng kontrata.
Pamantayan sa katiyakan ng kalidad at pagtanggap—Ang pagtanggap ay ang pormal at nakasulat na proseso ng ahensya para kilalanin na ang mga naihahatid ay sumusunod sa naaangkop na kalidad ng kontrata, dami at iba pang mga kinakailangan. Ang pagtanggap ay maaaring o hindi maaaring may kasamang mga proseso ng pagtiyak ng kalidad at karaniwang nauuna sa pagbabayad. Ang pamamaraan para sa pormal na pagtanggap ay dapat ibigay para sa anumang milestone na paghahatid, pati na rin ang huling pagtanggap.

Nasa ibaba ang isang komprehensibong listahan na nagbibigay ng seleksyon ng mga pagsasaalang-alang para sa nilalaman ng SOW mula sa simple hanggang sa kumplikadong mga pagbili—mula sa isang bahagi ng IT hanggang sa isang pangunahing disenyo ng system. Ang pangkat ng proyekto ay maaaring makakuha ng mga kapaki-pakinabang na paalala mula sa listahang ito kahit na ang lahat ng mga ito ay maaaring hindi nauugnay sa isang partikular na pagbili. Marami sa mga detalye ay maaaring kunin mula sa dokumento ng kahulugan ng mga kinakailangan upang matiyak ang pagkakumpleto at katumpakan.

Depende sa laki, kumplikado, delegasyon at mga limitasyon ng pag-apruba ng proyekto, dapat tiyakin ng may-ari ng negosyo ang pagsunod sa anumang pamantayan at kinakailangan sa Pamamahala ng Proyekto ng Commonwealth para sa pagbuo ng mga SOW, na matatagpuan sa URL na ito: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/.

Panimula	Ito ay isang pangkalahatang paglalarawan ng pagkuha.
Background	Magbigay ng impormasyon sa ahensya, proyekto/programa at/o mga serbisyong apektado ng pagkuha na ito. Isama ang mga graphics ng kapaligiran ng gumagamit/daloy ng impormasyon/kasalukuyang negosyo at kapaligiran sa pagpapatakbo.
Pahayag ng saklaw	Bawiin ang pahayag ng saklaw na inihanda sa hakbang 2 ng prosesong ito.
Buod ng teknikal, pagganap at pagganap (mga) layunin	Magbigay ng pangkalahatang paglalarawan ng mga layuning ito.
Buod ng teknikal, mga kinakailangan sa pagganap at pagganap	Magbigay ng pangkalahatang paglalarawan ng mga kinakailangang ito kasama ang lahat ng gustong solusyon, produkto at/o serbisyo.
Mga partikular na kinakailangan sa teknikal, pagganap at pagganap	Dapat na ganap na inilarawan ang mga partikular at detalyadong kinakailangan at isama ang nais na arkitektura ng operating ng ahensya/kapaligiran ng user, kung alam. Kung ibibigay ito ng supplier bilang bahagi ng kanilang panukala, ang mga kinakailangan na ito ay pag-uusapan at gagawin bilang depinitibong SOW exhibit ng kontrata. Kabilang dito ang lahat ng teknikal at functional na kinakailangan para sa lahat ng software at hardware, ang solusyon at/o ang system na kinukuha at kasama ang anumang mga kaugnay na serbisyo. Kung ang pagpapaunlad ng mga kinakailangan/pagdisenyo ng system ay isang maihahatid, ito ay isapinal bago ang huling pag-unlad, pagpapatupad at pagsubok at magiging isang hiwalay na maihahatid sa ilalim ng MAGHASIK.
Pag-unlad ng mga kinakailangan	Kung bahagi ito ng gagawin ng supplier, sabihin at isama ang mga sanggunian sa iskedyul ng milestone ng proyekto at ang listahan ng mga maihahatid.
Custom na pag-unlad at pagsubok na kapaligiran ng system	Pareho sa nakaraang item
Disenyo ng negosyo at disenyong teknikal	Pareho sa nakaraang item
Mga kinakailangan sa interface/ integration/legacy system	Pareho sa nakaraang item. Dapat ibigay ng solicitation ang lahat ng alam na impormasyon tungkol sa mga ito para sapat na matantya at makapagmungkahi ang mga supplier ng diskarte at ang mga kinakailangang ito ay dapat isama sa SOW, milestone schedule at listahan ng mga deliverable ng huling kontrata.
Pag-convert ng data	Dapat malaman at ihatid ng ahensya ang kundisyon ng data na nangangailangan ng conversion. Kadalasan, ito ay maaaring isang lugar na may mataas na gastos at/o panganib sa kahinaan sa pagganap.
Bill ng materyal	Ilista ang lahat ng bahagi ng software at hardware at inaasahang petsa ng paghahatid
Pagsubok	Isama ang mga kinakailangan para sa anumang pag-install, configuration, system, functional, produkto, beta/production testing at final acceptance testing. Isaalang-alang nang mabuti ang tagal ng pagsubok at kapaligiran upang tularan ang isang tunay na pagsubok.
Pamantayan sa pagtanggap at mga pamamaraan ng pagtanggap	Isama ang mga partikular na pamantayan sa pagtanggap para sa lahat ng mga maihahatid mula sa mga ulat sa papel hanggang sa huling turnover ng system. Maipapayo na tukuyin ang oras ng pag-apruba ng ahensya, oras ng muling pagsusumite ng supplier at iba pa. Tiyaking walang magkasalungat na impormasyon ang ibibigay dito at/o sa aktwal na wika ng kontrata.
Proseso ng pamamahala ng peligro	Isama ang nakasulat na mga kinakailangan/pamamaraan para sa tagal ng kontrata at pahusayin ang dalas at panganib na mga lugar (gastos, iskedyul, disenyo/pag-develop, interface, atbp.) para sa pagsubaybay/pag-uulat depende sa pagiging kumplikado ng pagkuha. Maaaring kailanganin din ang mga nakasulat na ulat/deliverable. Maaaring kailanganin din ang pagtatatag ng escrow account para sa pagprotekta sa patuloy na paggamit ng software ng supplier sa kaso ng pagkabangkarote ng supplier o iba pang pagbabago sa negosyo na maaaring makagambala sa pagpapatuloy ng negosyo.
Mga kinakailangan sa pagkontrol/pagtitiyak ng kalidad	Ilarawan ang lahat ng kinakailangan para sa kontrol sa kalidad ng supplier, pagtiyak sa kalidad at pagsubaybay ng ahensya o isang independiyenteng mapagkukunan ng IV&V, kabilang ang lahat ng kinakailangang plano, naka-iskedyul na pag-uulat at mga detalye tungkol sa kung paano at kailan ang pagkuha/pagpapatunay ng mga sukatan. Tingnan mo Kabanata 21 ng manwal na ito para sa buong talakayan ng mga kontratang nakabatay sa pagganap at mga kasunduan sa antas ng serbisyo.
Configuration/pagbabago sa pamamahala/engineering mga kinakailangan sa traceability ng desisyon	Ilarawan/ilista ang lahat ng kinakailangang schematics, engineering drawings, plano, dokumento at iba pang traceability deliverable para ipagpatuloy ang pagsasarili sa pagpapatakbo ng ahensya kung kinakailangan at upang makuha ang makasaysayang karanasan para sa sanggunian sa hinaharap.
Mga kinakailangan sa pamamahala ng proyekto	Depende sa pagiging kumplikado ng pagkuha, ang mga kinakailangang ito ay maaaring maging simple o malubha. Ang mga responsibilidad sa pamamahala ng proyekto ay maaaring ibahagi sa pagitan ng ahensya at supplier o isasagawa lamang ng isa sa mga partido; gayunpaman, dapat itong malinaw na nakasaad. Maaaring kailanganin ang ilang pamantayan sa pamamahala ng proyekto ng Commonwealth para sa mga pangunahing proyekto at sa mga nangangailangan ng pangangasiwa ng VITA.
Mga kinakailangan sa pagsasanay at dokumentasyon	Maaaring kabilang sa offsite o onsite na pagsasanay bilang pinakaangkop para sa badyet ng ahensya. Isama ang bilang ng mga kalahok, lokasyon, uri ng pagsasanay na isasagawa at lahat ng detalye tungkol sa pinangungunahan ng tagapagsanay, sanayin ang tagapagsanay, silid-aralan, computer o web-batay, atbp.
Mga pagpupulong/review (design/status ng proyekto/review)	Gamitin para sa kontrol ng proyekto at para mapanatili ang integridad at pananagutan ng proyekto. Ang tagapagtustos ay maaaring o hindi maaaring kailanganin na dumalo; gayunpaman, kung sila ay isasama nila ang paglalakbay sa kanilang pagpepresyo. Nalalapat ang mga regulasyon ng Virginia Department of Accounts per diem.
Pagpapanatili at pagiging maaasahan at/o suporta at mga kinakailangan sa pagpapanatili	Isama ang lahat ng mga kinakailangan para sa pagpapanatili at suporta habang nasa ilalim ng warranty at para sa anumang mga out-year na naka-budget at kasama sa kontrata. Ang mga nauugnay na serbisyo ng suporta ay karaniwang ibabatay sa regular na komersyal na alok ng supplier, maliban kung nakipag-usap.
Mga kinakailangan sa pagganap/paggana	Isama ang fault isolation, min-max tolerance parameters, mean-time-between failures, environmental conditions, atbp. Ang mga inaasahan sa antas ng serbisyo at mga insentibo para sa pagtugon sa mga ito ay maaaring isama at subaybayan, para sa buong pagbabayad o itinatag na mga pagbawas ng porsyento sa supplier kung kinakailangan upang hikayatin ang matagumpay na pagganap.
Mga paghahatid ng kontrata	Ilista ang lahat ng hardware, software, system/solusyon, at mga maihahatid na papel gaya ng mga QA/QC plan, configuration control plan, test plan, IV&V plan/ulat, buwanang ulat sa status, risk assessment plan, project/milestone plan, GANTT, atbp. Isama ang petsa na dapat bayaran, dami, anumang kinakailangang format, media (papel, electronic, CD, DVD, atbp.), kapag dapat bayaran, kanino/saan para sa pagsusumite, mga araw na kailangang suriin/tanggapin ng ahensya.
Mga pamantayan/tutukoy/direktiba	Isama ang lahat ng kinakailangang ahensya/VITA/COVA/federal, komersyal o industriya, mga pamantayan para sa proseso ng SEI, accessibility sa IT/508 pagsunod, HIPAA, kapaligiran, packaging, laki, format, atbp., at tukuyin kung available ang mga ito para tingnan o kasama bilang mga attachment. Tiyaking isama ang anumang baseline drawing o specs, glossary ng mga teknikal na termino, organisasyonal na chart, atbp. Tiyaking huwag pansinin o ibukod ang mga nauugnay na pamantayan ng Commonwealth na makikita sa URL na ito: https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-policies-pamantayan/
Sinabi ni Gob. o mga probisyon ng supplier	Tukuyin ang anumang kagamitan, pasilidad, materyales at mapagkukunan na ibibigay ng Commonwealth sa supplier o vice versa para sa pagganap ng kontrata. Isama ang mga petsang ibinigay, mga kinakailangan sa pagpapadala at mga pamamaraan sa pagbabalik.
Mga kinakailangan sa iskedyul ng proyekto/panahon ng pagganap	Magbigay ng pangkalahatang termino at iskedyul ng milestone (o humiling ng iminungkahing isa mula sa mga supplier na isasama sa anumang resultang kontrata) na may inaasahan o tiyak na mga petsa (kalendaryo o "mga araw pagkatapos ng award"). Dalhin ang pagpaplano at milestone ng proyekto sa pinakamababang antas upang pinakamahusay na masubaybayan ang katayuan ng pagganap. Isaalang-alang ang anumang mga dependency sa proyekto na maaaring makaapekto sa mga milestone at sa pangkalahatang iskedyul.
Lugar ng pagtatanghal	Kung maliban sa lokasyon ng supplier, sabihin ang mga lokasyon at porsyento ng oras sa labas ng lugar; isama ang pagdalo sa pulong para sa supplier. Kung ang pagganap ay magaganap sa VITA o iba pang awtorisadong lokasyon ng user, maging tiyak sa mga inaasahan para sa pagdalo, mga pagsusuri sa background, pag-access sa opisina, atbp.
Espesyal/pangunahing mga kinakailangan sa tauhan	Kung ang isang kinakailangan ay nasa pangangalap para sa supplier na magbigay ng mga resume ng mga pangunahing tauhan, ang mga indibidwal na ito ay maaaring pangalanan sa huling negotiated SOW na may kinakailangan para sa nakasulat na pag-apruba ng ahensya para sa anumang mga kapalit sa panahon ng termino ng kontrata. Isama ang lahat ng wikang ito pagkatapos sa pangangalap. Kung ang ilang mga tauhan ay susi sa tagumpay ng proyekto, pangalanan sila nang partikular at italaga kung paano sila papalitan at kung kailan sila aalis sa proyekto para sa anumang kadahilanan.
Uri ng pagpepresyo	Tukuyin na ang pagganap ay ibabatay sa oras at materyal at/o nakapirming presyo; gayunpaman, ang aktwal na iskedyul ng pagpepresyo ay magiging isang stand-alone na eksibit sa kontrata.
Teknikal na (mga) punto ng contact	Ibigay ang mga pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnayan para sa mga itinalagang tagapamahala ng proyekto at/o mga teknikal na kinatawan, na nag-a-update sa pamamagitan ng pagbabago sa kontrata kung kinakailangan sa panahon ng pagganap ng kontrata.
Anumang espesyal na kinakailangan sa warranty	Tiyaking hindi nadodoble ng mga ito ang anumang pangkalahatang tuntunin ng warranty na inilagay sa ibang lugar sa dokumento ng kontrata.
Mga kinakailangan sa seguridad at/o pag-access	Isama ang lahat ng ahensya/VITA/Commonwealth na pisikal na pag-access at pag-access ng data (hardcopy at electronic) at mga kinakailangan sa pagho-host. Ang mga kinakailangan sa seguridad ng VITA ay matatagpuan sa website na ito: https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-patakaran-pamantayan/ at ang reference dito ay dapat isama sa SOW, kung naaangkop sa IT procurement. Ang pakikipag-usap sa iyong mga kinatawan ng VITA AITR/Project Management tungkol dito ay napakahalaga sa pagbuo ng alinman sa mga kinakailangang ito.
Mga Kinakailangan sa Enterprise Cloud Oversight (ECOS).	Suriin ang VITA sa buong estadong kontrata na ginagamit upang mailabas ang SOW na ito. Kung ito ay hindi isang kontrata ng Cloud Services o Software as a Service (SaaS) at DOE hindi isama ang mga kinakailangang tuntunin sa Cloud/SaaS, o kung DOEang saklaw ng kontrata hindi pahintulutan at ang listahan ng produkto DOE hindi isama ang mga produkto ng SaaS, contact scminfo@vita.virginia.gov bago magpatuloy upang matukoy ang mga susunod na hakbang. Kung kasama sa kontrata DOE ang mga kinakailangang tuntunin sa Cloud/SaaS, makipag-ugnayan sa enterpriseservices@vita.virginia.gov upang matukoy kung ang partikular na produkto ng SaaS ay naaprubahan ng ECOS o hindi at upang matukoy ang mga susunod na hakbang.

Kasalukuyang kabanata: Kabanata 12 - Mga Pahayag ng Trabaho para sa IT Procurements
Nakaraang < | > Susunod

Kabanata 11 - Pagpaplano ng IT Procurement at Strategic Sourcing < | > Kabanata 13 - Ang IT Procurement Project Team

Hanapin sa manwal sa pamamagitan ng mga susing salita o mga karaniwang termino.