Mga FAQ ng Sistema ng Pag-uulat ng Supplier (SRS)
Tingnan ang mga pagpipilian sa self-service sa pamamagitan ng link sa ibaba:
Sistema ng Pag-uulat ng Supplier - Pag-access
Kung mayroon kang mga isyu sa pag-access sa Okta:
Makipag-ugnay sa VITA Customer Care Center - (866) 637-8482 o mag-email sa VCCC@vita.virginia.gov
Kung mayroon kang isyu sa portal ng SRS:
Makipag-ugnay sa SCM - (804) 968-0133 o SCMInfo@vita.virginia.gov
Mangyaring tingnan ang link sa ibaba tungkol sa mga kinakailangan sa pag-uulat ng supplier na napagkasunduan nang iginawad ang iyong kontrata.
https://www.vita.virginia.gov/procurement/supplier-reporting/#supplier-vendor-reporting-requirements
Ang iyong ulat ay nagsisilbing iyong invoice. Ang VITA ay hindi nag-isyu ng hiwalay na invoice para sa mga bayarin na utang. Maaari mong i-print muli ang isang invoice anumang oras sa pamamagitan ng paggamit ng function ng paghahanap sa iyong SRS account.
Mga pagbabayad sa koreo sa:
Virginia Information Technologies Agency
Pansin: VITA Controller
7325 Beaufont Springs Drive
Richmond, VA 23225
Mga Kinakailangan sa Pagbabayad:
Gumawa ng mga tseke na babayaran sa Treasurer ng Virginia.
Isama ang (mga) numero ng invoice na binabayaran.
Tinatanggap din ang mga paglipat ng ACH. Kung kailangan mo ng mga detalye sa pagbabangko, mangyaring makipag-ugnay sa AR@vita.virginia.gov. Tiyaking ilista ang bawat numero ng invoice sa mga tala ng pagbabayad ng ACH.
Oo.
Simulan ang pagpasok ng isang ulat tulad ng karaniwang ginagawa mo.
Mga Hakbang: Magsumite ng ulat → piliin ang kontrata → piliin ang buwan/taon → i-click ang Susunod → piliin ang Magsumite ng Ulat.
Ang pagsunod sa mga hakbang na ito ay magsusumite ng isang ulat ng zero-benta.
Hindi dapat ipasok ang mga item sa linya. $0.00 mga item sa linya ay hindi wastong mga entry.
Kailangan mong mag-ulat ng mga benta sa ilalim ng kontrata kung saan orihinal na naka-presyo ang mga ito, kahit na nag-expire na ang kontrata.
Proseso: Pumunta sa Magsumite ng Ulat sa ilalim ng dropdown ng Pag-uulat ng Supplier. Sa susunod na screen, tiyaking napili ang pindutan ng radyo ng Karagdagang Ulat. Matapos itong piliin, lilitaw ang mga nag-expire na kontrata sa dropdown ng kontrata.
Ang lahat ng mga entry sa lokalidad ay dapat maitala gamit ang code ng lokalidad na matatagpuan sa Listahan ng Humihiling na Entity o sa dropdown ng lokalidad. Ang lahat ng mga paaralan ng K-12 ay dapat na nakalista sa ilalim ng lokalidad kung saan matatagpuan ang distrito ng paaralan. Mangyaring tiyakin na nasuri mo ang bawat seksyon ng wastong listahan ng mga halaga: Ahensya, Lokal, at Iba pa.
Kung hindi mo mahanap ang naaangkop na Humihiling na Entity, mag-email SCMInfo@vita.virginia.gov at isama ang legal na pangalan at address ng entity. Susuriin namin ang wastong listahan ng mga halaga at lumikha ng naaangkop na entry kung kinakailangan.
Manu-manong mga gumagamit ng entry: Kapag nilikha ng SCM ang halaga, lilitaw ito sa iyong dropdown list.
Mag-upload ng mga gumagamit: Magbibigay ang SCM ng nauugnay na halaga at idaragdag ito sa log in SRS. Kakailanganin mong i-download muli ang listahan upang matiyak na mayroon kang pinaka-up-to-date na mga halaga.
Kapag nag-log in ka sa SRS, lilitaw ang ulat sa alinman sa seksyon ng Mga Nakaraang Dapat na Ulat o sa iyong listahan ng Kasalukuyang Mga Dapat Ulat. Maaari mong i-edit ito sa pamamagitan ng pag-click sa icon ng lapis sa tabi ng kaukulang buwan.
Oo.
Para sa manu-manong pagpasok:
Isumite ang iyong ulat, pagkatapos ay mag-email sa SCMInfo@vita.virginia.gov. Susuriin ng SRS Admin ang iyong isinumite at sasagutin na may kumpirmasyon at anumang kinakailangang pagwawasto. Kung kailangan ng mga update, ibabalik ang ulat sa iyong account sa katayuan ng draft.
Para sa paraan ng pag-upload ng template:
I-email ang iyong nakumpletong template sa SCMInfo@vita.virginia.gov. Susuriin ito ng SRS Admin para sa mga error at aabisuhan ka kapag handa na itong isumite, o magbibigay ng mga pagwawasto na kinakailangan bago mo isumite ito.
Depende sa kung paano mo ipasok ang impormasyon sa iyong spreadsheet, mayroon kang dalawang pagpipilian:
Pagkatapos idagdag ang data, i-format ang mga may-katuturang cell bilang Teksto at pagkatapos ay isama ang nangungunang zero.
Pagkatapos idagdag ang data, ipasok ang isang apostrophe (') bago ang FEIN kasama ang nangungunang zero.
Halimbawa: '012345678.
Ang impormasyon ng subcontractor ay ipinasok bilang bahagi ng entry sa pagbabayad.
Kung ang isang bahagi lamang ng isang pagbabayad ay dapat na kredito sa isang subcontractor, kakailanganin mong hatiin ang pagbabayad sa dalawang linya:
Linya 1: Ang halaga na dapat maiugnay sa subcontractor, kabilang ang mga detalye ng subcontractor.
Linya 2: Ang natitirang halaga, na ipinasok nang walang anumang impormasyon ng subcontractor.
Sa manu-manong pagpasok, sa sandaling magdagdag ka ng isang subcontractor sa isang entry, ang kanilang impormasyon ay nai-save at lilitaw sa dropdown ng iyong subcontractor para magamit sa hinaharap.
Ang isang sertipikadong subkontraktor ng SWaM / DBE ay isang negosyo na sertipikado ng Virginia Department of Small Business and Supplier Diversity (DSBSD) upang gumana bilang isang SWaM / DBE sa Virginia.
Kung nagtatrabaho ka sa isang negosyo ng SWaM na sertipikado sa ibang estado, dapat din itong sertipikado sa Virginia at nakalista sa DSBSD Certification Directory. Kung ang negosyo ay hindi lumilitaw sa direktoryo, dapat mong ipasok ang impormasyon ng pakikipag-ugnay nito sa seksyon ng subcontractor ng iyong ulat.
Ang SRS ay tumatanggap ng pang-araw-araw na feed ng data mula sa DSBSD, na awtomatikong nagpapatunay sa katayuan ng SWaM kapag ipinasok mo ang FEIN ng subcontractor.
Kapag nagpasok ng mga kredito sa iyong upload form, dapat mong i-format ang mga negatibong halaga gamit ang simbolong "-", hindi ang mga panaklong na "( )".
Mga Tagubilin:
1. I-highlight ang haligi.
2. Mag-right-click at piliin ang I-format ang Mga Cell.
3. Piliin ang Numero sa ilalim ng tab na Numero.
4. Piliin ang nangungunang format ng negatibong numero (ang gumagamit ng minus sign).