Manwal ng Buy IT

Layunin: Binabalangkas ng kabanatang ito ang naaayon sa batas na awtoridad sa pagkuha ng VITA para sa mga kalakal at serbisyo ng IT at telekomunikasyon pati na rin ang responsibilidad ng VITA na magtatag ng mga patakaran, pamantayan at alituntunin sa pagkuha ng IT at telekomunikasyon.

Mga pangunahing punto:

• Ang VITA ay may awtoridad sa pagkuha ng IT para sa lahat ng ahensya ng ehekutibong sangay at institusyon ng mas mataas na edukasyon na hindi partikular na exempted sa awtoridad ng VITA.
• Ang VITA ay may mga pananagutan sa pamamahala/pangasiwa ayon sa batas para sa ilang partikular na proyekto at pagkuha ng Commonwealth IT.
• Ang VITA lamang ang makakapagtatag ng mga kontrata sa IT sa buong estado.
• Ang sangay na panghukuman at pambatasan pati na rin ang mga independyenteng ahensya ay hindi napapailalim sa awtoridad sa pagbili ng VITA.

Kabanata 1 - Layunin at Saklaw ng Pagkuha ng Vita (PDF)

Layunin: Ang kabanatang ito ay nagbibigay ng patnubay kung paano naiiba ang pagkuha ng mga produkto at serbisyo ng IT kaysa sa pagkuha ng mga kalakal na hindi IT at nagbibigay din ng gabay sa proseso ng pagkuha ng IT.

Mga pangunahing punto:
• Ang IT sourcing ay patuloy na nagbabago at nangangailangan ng paggamit ng mga espesyal na pinakamahusay na kagawian.
• Ang mga panganib sa teknolohiya ay dapat na masuri at mapagaan sa panahon ng pagbuo ng solicitation at bago ang pagpapatupad ng kontrata.
• Ang paglalapat ng mga estratehiya at prinsipyo sa pagkuha ng teknolohiya, ipinoposisyon ang Commonwealth na i-maximize ang mga benepisyong natatanggap nito mula sa teknolohiya at binabawasan ang panganib ng mga pagkabigo ng supplier at teknolohiya.

Kabanata 2 Paano Naiiba ang Pagkuha ng Information Technology? (PDF)

Layunin: Binabalangkas ng kabanatang ito ang pananaw, misyon, mga pangunahing halaga at mga prinsipyo ng patnubay ng Supply Chain Management (SCM's) ng VITA. Tinatalakay din nito ang mga serbisyong ibinibigay ng SCM sa Commonwealth.

Mga pangunahing punto:
o SCM ay ang dibisyon ng VITA na sinisingil sa pagbuo, pagpapatupad at pamunuan ang mga patakaran, pamantayan at alituntunin sa pagkuha ng teknolohiya ng Commonwealth.
o Ang SCM ay ang sentral na tanggapan sa pagbili para sa mga kalakal at serbisyo ng IT para sa Commonwealth.
o Hinahangad ng SCM na makamit ang misyon nito sa pagbuo at pamamahala ng mga relasyon ng supplier upang mapakinabangan ang kita sa mga pamumuhunan sa IT ng Commonwealth sa pamamagitan ng pagsasama ng mga pangangailangan ng negosyo ng mga customer nito sa mga estratehikong supplier nito.

Kabanata 3 - VITA's Supply Chain Management (SCM) (PDF)

Layunin: Ang kabanatang ito ay naglalahad ng background na impormasyon at patakaran na dapat sundin ng mga ahensya at institusyon. Ang pagsunod sa patakarang ito ay magtitiyak ng pagsunod sa mga regulasyong ayon sa batas, protektahan ang tiwala na itinatag sa pagitan ng mga opisyal ng pagkuha at mga mamamayan ng Commonwealth, at magtatatag ng patas at pantay na pagtrato sa lahat ng mga supplier na interesadong makipagnegosyo sa Commonwealth.

Mga pangunahing punto:
• Ang VITA ay nakatuon sa pagbuo ng mga patakaran sa pagkuha at pagpapanatili ng mga proseso ng pagkuha na patas, etikal, walang kinikilingan at mahigpit na pagsunod sa mga batas ng Commonwealth.
• Ang mga propesyunal sa pagkuha ay may responsibilidad na tiyakin na ang lahat ng impormasyon at dokumentasyon ay nauugnay sa pagbuo ng isang solicitation o kontraktwal na dokumento para sa isang iminungkahing pagkuha o inaasahang kontraktwal na award

Kabanata 5 Etika sa Pampublikong Pagkuha (PDF)

Layunin: Kasama sa kabanatang ito ang mga patakaran sa pagkuha na tumitiyak na ang pagkuha ng IT at mga kasanayan sa pagkontrata sa Commonwealth ay patuloy na isinasagawa sa paraang nagtataguyod ng patas at bukas na kompetisyon.

Mga pangunahing punto:
o Ang VITA ay nakatuon sa patas at bukas na kompetisyon sa pamamagitan ng pagpapatupad ng mga patakaran at pamamaraan sa pagkuha na malinaw sa mga ahensya, supplier at publiko.
o Ang patas at bukas na kumpetisyon ay lumilikha at humihimok ng halaga, binabawasan ang mga gastos, at nagbibigay-daan sa mas maraming mga pagpipilian dahil ang pagtaas ng partisipasyon ng supplier ay nangangailangan ng paghahatid ng mga makabagong solusyon at pinahusay na pagganap ng supplier.

Kabanata 6 Patas at Bukas na Kumpetisyon sa IT Procurement (PDF)

Layunin:  Ang kabanatang ito ay nagbibigay ng mga patakaran at alituntunin na dapat sundin ng mga executive branch agencies ng ehekutibong sangay ng Commonwealth upang isulong ang mga layuning sosyo-ekonomiko ng Commonwealth habang kumukuha ng IT.

Mga pangunahing punto:

• Executive Order 35 ( nagtatatag ng layunin na dapat lumampas ang Commonwealth sa target nitong layunin na 42% ng mga pagbili nito mula sa maliliit na negosyo kabilang ang maliliit na negosyong pag-aari ng mga kababaihan, minorya, mga beterano na may kapansanan sa serbisyo at mga micro-negosyo.
• Ang anumang mga layunin ng ahensya ng ehekutibong sangay sa ilalim ng 2.2 -4310 ng Kodigo ng Virginia para sa pakikilahok ng maliliit na negosyo ay dapat magsama sa loob ng mga layunin ng minimum na 3% na pakikilahok ng mga beteranong negosyong may kapansanan sa serbisyo gaya ng tinukoy sa § 2.22.2-2001 at 2.22.2- 4310 kapag nakipagkontrata para sa mga kalakal at serbisyo.
• Executive Order 77 ( nagtatakda ng layunin sa buong estado na bawasan ang plastic na polusyon at alisin ang pangangailangan para sa mga bagong pasilidad sa pagtatapon ng solid waste sa Virginia.
• Ang VITA ay bumuo ng mga patakaran sa pagkuha at mga alituntunin na idinisenyo upang hikayatin ang mga kwalipikadong gumagamit ng kontrata at mga ahensya ng estado na bumili ng mga produkto at serbisyo ng IT na tumutulong upang mabawasan ang epekto sa kapaligiran mula sa paggamit at pagtatapon ng mga produktong iyon.

Kabanata 7 Pagsusulong ng Socio-Economic Initiatives (PDF) ng Commonwealth

Layunin: Itinakda ng kabanatang ito ang mga patakaran at patnubay ng VITA sa paghahanda ng mga epektibong detalye at kinakailangan para sa pagkuha ng mga produkto at serbisyo ng IT.

Mga pangunahing punto:
• Ayon sa kanilang likas na katangian, ang mga pagtutukoy ay nagtatakda ng mga limitasyon at sa gayon ay inaalis o pinaghihigpitan ang mga item na nasa labas ng mga iginuhit na hangganan. Ang mga detalye ng teknolohiya ay dapat na nakasulat upang hikayatin, hindi panghinaan ng loob, kumpetisyon na naaayon sa paghahanap ng pangkalahatang ekonomiya para sa layunin at solusyon sa teknolohiya na nilayon.
• Ang mga detalye ay bumubuo sa puso ng isang dokumento ng kontrata na mamamahala sa supplier ng mga kinakailangang produkto o serbisyo sa pagganap ng kontrata pati na rin ang batayan para sa paghuhusga sa pagsunod.
• Ang pag-aayos ng error sa kinakailangan pagkatapos ng paghahatid ay maaaring magastos ng hanggang 100 beses sa gastos ng pag-aayos sa error sa pagpapatupad.
• Ang mga kinakailangan sa pagkuha ay ang pundasyon para sa saklaw ng solicitation at kontrata at pahayag ng trabaho.

Kabanata 8 Naglalarawan sa Pangangailangan: Mga Pagtutukoy at Mga Kinakailangan (PDF)

Layunin: Sinasaklaw ng kabanatang ito ang proseso para sa pagtukoy ng patas at makatwirang presyo na may kaugnayan sa mga pagkuha ng IT.

Mga pangunahing punto:
• Lahat ng mga propesyonal sa IT procurement ay may pananagutan sa pananagutan na suriin ang presyo o gastos na binabayaran ng Commonwealth para sa mga IT goods at serbisyo nito.
• Ang isang patas at makatwirang presyo ay nailalarawan sa pamamagitan ng factoring industry at market pricing na may inaasahang halaga at kalidad ng mga produkto, solusyon at/o serbisyong matatanggap. Ang patas at makatwiran ay hindi nangangahulugang ang pinakamababang alok.
• Natutukoy ang patas at makatwirang pagpepresyo sa pamamagitan ng pagsasagawa ng pagsusuri sa presyo o pagsusuri sa gastos.

Kabanata 9 Pagtukoy sa Patas at Makatwirang Pagpepresyo (PDF)

Layunin: Ang kabanatang ito ay naglalaman ng mga pangkalahatang patakaran na naaangkop sa pagkuha ng mga produkto at serbisyo ng IT.

Mga pangunahing punto:
• Sa ilalim ng Virginia’s Freedom of Information Act, ang pagpapalagay ay ang lahat ng mga dokumentong hawak ng anumang pampublikong katawan o pampublikong opisyal at lahat ng pagpupulong ng estado at lokal na pampublikong katawan ay bukas para sa mga mamamayan ng Commonwealth.
• Sa lawak na pinahihintulutan ng batas, ang pampublikong katawan na ito ay walang diskriminasyon laban sa mga organisasyong nakabatay sa pananampalataya alinsunod sa Kodigo ng Virginia, § 2.2-4343.1 o laban sa isang bidder o nag-aalok dahil sa lahi, relihiyon, kulay, kasarian, bansang pinagmulan, edad, kapansanan, oryentasyong sekswal, pagkakakilanlan o pagpapahayag ng kasarian, kaugnayan sa pulitika, o katayuan bilang isang beterano na ipinagbabawal sa batas ng estado o anumang estado na may kapansanan sa serbisyo. trabaho.

Ipinagbabawal ang paglalagay ng maramihang mga order sa isa o higit pang mga supplier para sa pareho, tulad o nauugnay na mga produkto o serbisyo upang maiwasan ang paggamit ng naaangkop na paraan ng pagkuha o manatili sa loob ng itinalagang awtoridad sa pagkuha o upang maiwasan ang kumpetisyon.

Kabanata 10 Pangkalahatang Patakaran sa Pagkuha ng IT (PDF)

Layunin: Tinatalakay ng kabanatang ito ang pagpaplano sa pagkuha ng IT, na kinabibilangan ng mga pagsisikap ng lahat ng mga tauhan na responsable para sa mahahalagang aspeto ng isang proyekto ng IT upang matiyak na ang mga ito ay magkakaugnay at pinagsama sa isang komprehensibong paraan.

Mga pangunahing punto:
• Bilang isang pinakamahusay na kasanayan sa pagkuha ng IT, ang komprehensibong pagpaplano sa pagkuha ng IT ay napatunayang nagbibigay ng maraming benepisyo sa pampublikong pagkuha.
• Ang pananaliksik sa merkado ay sentro sa mahusay na pagpaplano ng pagkuha ng IT at ang mga resulta ng pananaliksik sa merkado ay dapat na maunawaan ng buong pangkat ng proyekto sa pagkuha.
• Ang madiskarteng pagpaplano sa pagbili ay tumutulong sa Commonwealth na i-optimize ang pagganap, bawasan ang presyo, pataasin ang pagkamit ng mga layunin ng socio-economic acquisition, suriin ang kabuuang mga gastos sa pamamahala sa ikot ng buhay, pagbutihin ang access ng supplier sa mga pagkakataon sa negosyo, at pataasin ang halaga ng bawat dolyar ng IT.
• Ang VITA ay maaaring may umiiral nang mandatoryong paggamit o opsyonal na paggamit ng kontrata sa buong estado na
ay magbibigay ng iyong pangangailangan sa pagkuha ng IT. Dapat
tukuyin ng mga ahensyang napapailalim sa IT procurement authority ng VITA kung available ang isa bilang unang hakbang sa proseso ng pagpaplano ng procurement.

Kabanata 11 IT Procurement Planning at Strategic Sourcing (PDF)

Layunin: Sinasaklaw ng kabanatang ito ang paghahanda ng mga dokumento ng statement of scope at statement of work (SOW) na ginamit sa pagkuha ng mga produkto at serbisyo ng information technology.

Mga pangunahing punto:

• Ang kahalagahan ng kumpleto, malinaw at mahusay na binuong kahulugan ng mga kinakailangan, pahayag ng saklaw, at pahayag ng mga dokumento ng trabaho para sa pangangalap ng IT at mga dokumento ng kontrata ay hindi maaaring palakihin.
• Napakahalaga na isama at ipahayag ang lahat ng teknikal, pagganap, pagganap at mga kinakailangan at inaasahan sa pamamahala ng proyekto nang malinaw at walang kalabuan sa SOW.
• Ang nilalaman at detalye ng SOW ay depende sa likas na katangian ng pagkuha at maaaring mula sa napakasimpleng pagbili ng nakabalot na software-hanggang sa sobrang kumplikadong pagkuha ng solusyon o disenyo ng system. 

Kabanata 12 Mga Pahayag ng Trabaho para sa IT Procurement (PDF)

Layunin:  Ipinapaliwanag ng kabanatang ito ang kahalagahan ng pagbuo ng isang malakas na IT Procurement Project Team (na may tamang mapagkukunan, tamang kasanayan at oras na kailangan upang makumpleto ang trabaho.

Mga Pangunahing Punto:

• Ang PPT ay dapat magtipon ng maraming kaalaman hangga't maaari upang matiyak na ang pinakamahusay na kwalipikadong tagapagtustos ay napili.
• Ang mga miyembro/evaluator ng PPT ay kakailanganing kumpletuhin ang isang Pahayag ng Pagkakumpidensyal at Salungatan ng Interes.

Kabanata 13 Ang IT Procurement Project Team (PDF)

Layunin: Ang layunin ng kabanatang ito ay magbigay sa mga propesyonal sa pagbili ng IT ng mga paglalarawan ng iba't ibang pamamaraan sa pagkuha ng IT at kung kailan gagamitin ang mga pamamaraang ito.

Mga pangunahing punto:
• Ang patas at bukas na kompetisyon ang pangunahing konsepto sa likod ng Virginia Public Procurement Act. Ang mga paraan ng pagkuha na magagamit na gumagamit ng kumpetisyon ay mabilis na mga panipi, mapagkumpitensyang selyadong pag-bid, mapagkumpitensyang negosasyon at mga auction.
• May mga pangyayari kung saan ang mga mapagkumpitensyang pagbili ay hindi praktikal. May mga pagkakataon na isang supplier lamang ang praktikal na magagamit o kapag ang isang emergency ay dapat matugunan kaagad.

Kabanata 14 Pagpili ng IT Procurement Method (PDF)

Layunin:  Tinutukoy ng kabanatang ito ang mga alituntunin sa maliit na pagbili ng IT at telekomunikasyon.

• Mga pangunahing punto:
  Ang mga set aside ay kinakailangan para sa mga maliliit na negosyo para sa lahat ng mga pagbili sa ilalim ng $10,000 kapag ang presyong sinipi ay patas at makatwiran at hindi lalampas sa limang porsyento ( ng pinakamababang tumutugon at responsableng hindi sertipikadong bidder. Ang mga set aside ay kinakailangan para sa DSBSDDSBSD-certified na maliliit na negosyo, para sa lahat ng mga pagbili hanggang $100,000 kapag ang presyong sinipi ay patas at makatwiran at hindi lalampas sa limang porsyento ( ng pinakamababang tumutugon at responsableng hindi sertipikadong bidder.
• Ang pagrepaso sa mga available na kontrata sa buong estado para sa mga produkto at serbisyo ng IT o telekomunikasyon ay nagpapahintulot sa mga ahensya at institusyon na matukoy kung ang produkto o serbisyo ng teknolohiya ay mabibili sa pamamagitan ng isang kontrata sa buong estado.
• Maaaring gumamit ng Quick Quote o RFP para sa maliliit na pagbili hanggang $200,000.
• Ang lahat ng mga pagbili para sa cloud-based na mga solusyon (Software bilang isang Serbisyo), anuman ang halaga ng dolyar, ay napapailalim sa pagsunod ng ahensya sa mga kinakailangan sa Patakaran sa Paggamit ng Third-Party ng VITA.

Kabanata 15 Mga Maliit na Pamamaraan sa Pagbili ng IT (PDF)

Layunin: Tinutukoy ng kabanatang ito ang nag-iisang pinagmumulan ng mga pagkuha sa IT at binabalangkas ang nag-iisang pinagmumulan ng mga patakaran.

Mga pangunahing punto:

• Ang nag-iisang pinagmumulan ng mga pagkuha ng IT ay tinukoy bilang mga pagbili kung saan mayroon lamang isang solusyon upang matugunan ang mga pangangailangan sa IT ng isang ahensya, at isang supplier lamang ang makakapagbigay ng mga produkto at/o serbisyo ng teknolohiya na kinakailangan para sa solusyon.
• Ang pagmamay-ari na mga solusyon sa IT ay hindi nagbibigay-katwiran sa isang nag-iisang pinagmumulan ng pagkuha. Ang mga proprietary procurement ay tinukoy bilang mga kung saan mayroon lamang isang solusyon na magagamit upang matugunan ang mga pangangailangan sa IT ng isang ahensya; gayunpaman, maraming mga supplier ang maaaring magbigay ng mga teknolohiyang produkto at/o serbisyo na kinakailangan para sa solusyon.

Kabanata 16 Sole Source IT Procurements (PDF)

Layunin:  Tinutukoy ng kabanatang ito ang mga pang-emergency na pagkuha ng IT at binabalangkas ang mga patakaran sa pang-emerhensiyang pagkuha.

Mga Pangunahing Punto: 

• Anumang ahensya ay maaaring gumawa ng mga pang-emerhensiyang pagbili kapag may apurahang sitwasyon, at ang partikular na pangangailangan sa IT ay hindi matutugunan sa pamamagitan ng mga normal na paraan ng pagkuha. Dapat aprubahan ng pinuno ng ahensya ang pagkuha ng emergency sa pamamagitan ng sulat.
• Ang emergency ay isang seryoso o apurahang sitwasyon na nangangailangan ng agarang aksyon para protektahan ang mga tao o ari-arian. Ang isang emerhensiya ay maaaring maging banta sa kalusugan ng publiko, kapakanan o kaligtasan na dulot ng mga baha, epidemya, kaguluhan, pagkasira ng kagamitan, pagkawala ng sunog o iba pang dahilan.
• Kinakailangang hanapin muna ng ahensya ang mga kontrata sa buong estado ng VITA upang matukoy kung ang mga kasalukuyang pinagkukunan ay magagamit upang matupad ang emergency na pagbili, dahil ang mga kontratang ito ay pinaglabanan at napag-usapan.

Kabanata 17 Mga Pang-emergency na IT Procurement (PDF)

Layunin: Ang kabanatang ito ay nagbibigay ng patnubay para sa pagsasagawa ng mga kahilingan para sa impormasyon, prequalification ng mga supplier at pagtanggap ng mga hindi hinihinging panukala.

Mga Pangunahing Punto:

• Ang kahilingan para sa impormasyon ( ay isang karaniwang proseso ng negosyo upang mangolekta ng nakasulat na impormasyon tungkol sa mga kakayahan ng iba't ibang mga supplier.
• Ang prequalification ay isang pamamaraan para maging kwalipikado ang mga produkto o supplier at limitahan ang pagsasaalang-alang ng mga bid o panukala sa mga produkto o supplier lamang na na-prequalify.
• Ang unsolicited proposal ay isang panukalang natanggap na hindi bilang tugon sa anumang ahensya o institusyon na pinasimulan na solicitation.

  Kabanata 18 RFI, Prequalification of Suppliers, Unsolicited Proposols (PDF)

Layunin:  Ang kabanatang ito ay naglalaman ng mga patakaran at alituntunin na nauukol sa pagkuha ng mga produktong IT sa pamamagitan ng paggamit ng mga pampubliko, online at reverse auction.

Mga Pangunahing Punto: 

• Ang pagbili ng mga IT goods at hindi propesyonal na serbisyo mula sa isang pampublikong pagbebenta sa auction ay dapat pahintulutan ng anumang awtoridad, departamento, ahensya o hindi exempt na institusyon ng mas mataas na edukasyon kung inaprubahan nang maaga ng CIO.
• Ang reverse auction ay isang paraan ng pagkuha kung saan ang mga supplier ay iniimbitahan na mag-bid sa mga partikular na produkto o hindi propesyonal na mga serbisyo sa pamamagitan ng real-time na electronic bidding, na ang award ay ginawa sa pinakamababang tumutugon at responsableng supplier.

  Kabanata 19 Pampubliko, Online, at Baliktad na Auction (PDF)

Layunin: Sinasaklaw ng kabanatang ito ang mga patakarang nauugnay sa pag-iisponsor at paggamit ng magkasanib at/o kooperatiba na mga pagbili, at ang paggamit ng mga kontrata ng GSA ng mga pampublikong katawan, para sa pagkuha ng mga produkto at serbisyo ng IT.

Mga pangunahing punto:

• Ang joint at/o cooperative procurement ay nabuo kapag ang maraming partido ay natukoy ang mga karaniwang kinakailangan na angkop para sa isang joint at/o cooperative procurement arrangement at pumirma ng nakasulat na kasunduan upang magkasama at magkatuwang na kumuha.
• Dapat aprubahan ng CIO ang lahat ng magkasanib at/o kooperatiba na pagsasaayos sa pagkuha para sa pagkuha ng mga produkto at serbisyo ng IT at lahat ng pagbili mula sa magkasanib at magkatuwang na pagkuha ng mga kontrata, kabilang ang mga kontrata ng GSA, anuman ang halaga ng pagbili ng IT.
• Ang mga pinagsamang kontrata at/o kooperatiba, kabilang ang mga kontrata ng GSA, ay karaniwang hindi dapat gamitin para sa mga pagbili na kinasasangkutan ng intelektwal na ari-arian o kasama ang mga kasunduan sa antas ng serbisyo.
• Kung ang joint at/o cooperative procurement ay may kasamang off-premise (cloud hosted) na solusyon, dapat sundin ng mga ahensya ang Enterprise Cloud Oversight Services (ECOS) Process.
  
  

  Kabanata 20 Pinagsanib at Kooperatiba at Mga Kontrata ng GSA (PDF)

Layunin:  Sinasaklaw ng kabanatang ito ang pagkontrata na nakabatay sa pagganap at mga kasunduan sa antas ng serbisyo na ginagamit sa pagkuha ng mga produkto at serbisyo ng teknolohiya ng impormasyon.

Mga Pangunahing Punto:

• Ang pagkontrata na nakabatay sa pagganap ( ay isang paraan ng pagkuha na nag-istruktura ng lahat ng aspeto ng pagkuha sa paligid ng mga layunin ng gawaing isasagawa sa halip na ilarawan ang paraan kung paano isasagawa ang gawain.
• Ang pinakamahalagang elemento ng isang PBC, at kung ano ang pagkakaiba nito sa iba pang mga paraan ng pagkontrata, ay ang mga resulta na ninanais.
• Dapat matukoy ng ahensya ang hindi bababa sa isang tagapagpahiwatig ng pagganap at pamantayan para sa bawat gawain at maihahatid at iugnay ang mga ito sa isang paglalarawan ng katanggap-tanggap na kalidad.
• Maaaring positibo o negatibo ang mga insentibo sa pagganap at maaaring pera o hindi pera—batay sa kontrol sa gastos, kalidad, pagtugon o kasiyahan ng customer.
  
    Kabanata 21 Mga Kontrata na Batay sa Pagganap at Mga Kasunduan sa Antas ng Serbisyo (PDF)

Layunin: Sinasaklaw ng kabanatang ito ang parehong mga patakaran at gabay para sa mapagkumpitensyang selyadong pag-bid at ang paraan ng pagkuha ng imbitasyon para sa bid (IFB) na ginamit sa pagkuha ng mga produkto at serbisyo ng IT, hindi kasama ang mga propesyonal na serbisyo.

Mga pangunahing punto: Sa mapagkumpitensyang selyadong pag-bid, mahalaga na ang mga produktong IT o serbisyo na kinukuha ay may kakayahang partikular na ilarawan upang masuri ang mga bid kumpara sa paglalarawan sa mga kinakailangan ng IFB. Ang mga tuntunin at kundisyon sa isang IFB ay hindi mapag-usapan. Kailangang isama ng IFB ang lahat ng mandatory, ayon sa batas, espesyal na IT at iba pang mga tuntunin at kundisyon na kinakailangan ng Commonwealth at ng ahensyang kumukuha.
• Ang pampublikong pagbubukas at anunsyo ay dapat gawin sa lahat ng mga bid na natanggap.
• Ang award ay ginawa sa pinakamababang tumutugon at responsableng bidder.
• Kung ang isang ahensya ay nakatanggap ng dalawa o higit pang mga tugon sa isang IFB na nakakatugon sa mga pamantayang itinatag sa Seksyon 2.2-4328.1, ang ahensya ay maaari lamang pumili sa mga bid na iyon.

  Kabanata 22 IT Competitive Sealed Bidding/Imbitasyon para sa Bid (IFB) (PDF)

Layunin:  Tinatalakay ng kabanatang ito ang dalawang hakbang na mapagkumpitensyang selyadong pag-bid para sa pagkuha ng mga produkto at serbisyo ng IT.

Mga pangunahing punto:

• Ang dalawang-hakbang na mapagkumpitensyang selyadong pag-bid ay isang kumbinasyon ng mga mapagkumpitensyang pamamaraan na idinisenyo upang makuha ang mga benepisyo ng selyadong pag-bid kapag walang sapat na mga detalye.
• Walang negosasyon sa two-step competitive bid na proseso.
• Kung ang isang ahensya ay makatanggap ng dalawa o higit pang mga selyadong bid para sa mga produktong nakakatugon sa mga kinakailangan sa kahusayan sa enerhiya at tubig na nakabalangkas sa § , maaari lamang pumili ang ahensyang iyon sa mga bid na iyon.
  
    Kabanata 23 Dalawang-hakbang na Competitive Sealed Bidding (PDF)

Layunin: Ang kabanatang ito ay nagpapakita ng patnubay para sa pagpaplano, pag-isyu, pagsusuri at pakikipag-ayos sa mga kahilingan sa IT para sa mga panukala (RFPs) batay sa mapagkumpitensyang negosasyon. Nagbibigay din ito ng pangkalahatang impormasyon sa mga proyektong IT na nakabatay sa solusyon at nakabatay sa pagganap.

Mga Pangunahing Punto:
• Ang mapagkumpitensyang negosasyon ay ang inirerekomendang paraan ng pagkuha ng VITA kapag ang isang ahensya ay may tinukoy na pangangailangan sa IT at humihiling sa mga supplier na magmungkahi ng pinakamahusay na solusyon upang matugunan ang pangangailangang iyon.
• Maglaan ng sapat na oras at mga mapagkukunan upang mangalap ng data para sa pagbuo ng
negosyo, functional at teknikal na mga kinakailangan ng RFP.
• Mahalagang maunawaan ng mga propesyonal sa IT procurement ang kumpletong halaga ng solusyon sa negosyong nakabatay sa teknolohiya.

  Kabanata 24 Mga RFP at Competitive Negotiation (PDF)

Layunin:  Ang kabanatang ito ay nagbibigay ng talakayan kung paano lumikha ng isang epektibo at mahusay na paghahandang dokumento ng kontrata sa IT. 

Mga pangunahing punto:
• Magsisimula ang pagbuo ng isang epektibong kontrata habang binabalangkas ang solicitation
• Dapat isulong ng lahat ng kontrata sa IT ang kahusayan sa pagganap ng supplier.
• Dahil sa likas na katangian ng pagkuha ng teknolohiya, at sa maraming panganib na nauugnay sa mga pampublikong pamumuhunan na ito, maraming partikular na probisyon sa kontraktwal na dapat isama sa isang kontrata sa teknolohiya na hindi karaniwang ginagamit ng mga ahensya para sa mga pagbili na hindi teknolohiya.
• Ang lead procurement professional na itinalaga sa isang kontrata sa teknolohiya ay mananagot sa pagtiyak sa pagsasama ng mga kaugnay na probisyon ng kontrata ng pederal at Code of Virginia at anumang partikular na kontrata sa IT na kinakailangan ng VITA.

Kabanata 25 IT Contract Formation (PDF)

Layunin: Ang kabanatang ito ay naglalahad ng mga pamamaraan at estratehiya para sa pakikipag-ayos sa isang kontrata sa IT, mga panganib na iwasan at mga napatunayang pamamaraan para sa pag-abot ng kasunduan na susuporta sa isang matagumpay na relasyon at tagumpay ng magkaparehong proyekto.

Mga pangunahing punto:
• Ang isang epektibong negosyador ay lubusang naghahanda at alam ang mga teknikal at pangangailangang pangnegosyo pati na rin ang mga kalakasan at kahinaan ng kanyang posisyon kumpara sa ibang partidong nakikipag-negosasyon.
• Ang matagumpay na negosasyon ay nagsisimula sa paghahanda sa simula ng pagkuha, kahit na bago ang pagbuo ng solicitation.
• Kabilang sa mga pangunahing bahagi ng paghahanda ang pag-unawa sa mga pangangailangan ng negosyo, pag-unawa sa merkado at pakikipag-ugnayan sa mga sanggunian ng customer.
• Ang pakikipagnegosasyon sa isang kontrata para sa mga lisensya ng software ay nagpapakita ng ilang natatanging pagsasaalang-alang sa pakikipagnegosasyon.
• Karaniwang mas maraming gastos ang kasangkot sa isang pagkuha ng teknolohiya kaysa sa paunang presyo ng pagbebenta. Ang mga gastos sa suporta at pantulong na teknolohiya ay mas malaki kaysa sa anumang mga matitipid na sticker na maaaring mukhang nakakaakit sa orihinal na pagbili ng item.

Kabanata 26 Negotiating IT Contracts (PDF)

Layunin: Ang kabanatang ito ay nagbibigay ng mga patakaran at alituntunin para sa pagbili ng lisensyadong software at pagpapanatili, kabilang ang COTS, at mga kaugnay na serbisyo ng suporta. Naglalahad din ito ng komprehensibong talakayan sa intelektwal na ari-arian.
Mga pangunahing punto:
• Ang handang-handa na pangangalap ay magtatakda ng yugto para sa pakikipag-ayos ng matagumpay na software at/o kontrata sa pagpapanatili. Ang pagtugon sa mga isyu sa pagmamay-ari ng IP sa panahon ng yugto ng pangangalap ay nakakatulong na matiyak ang pantay na larangan para sa Commonwealth at mga potensyal na supplier.
• Anuman ang layunin ng negosyo ng ahensya sa pagbili ng software, ito ay para sa kalamangan ng ahensya na bumuo ng flexibility sa software licensing at/o maintenance contract upang matiyak na ang mga lisensya ay maaaring umangkop sa mga pagbabago sa isang mabilis na gumagalaw na teknikal na kapaligiran.
• Maliban sa maliit, minsanan, o hindi kritikal na pagbili ng software, inirerekomenda ng VITA na hindi gamitin ang kasunduan sa lisensya ng isang supplier, ngunit ang huling napagkasunduang mga tuntunin ng lisensya ay kasama sa kontrata ng ahensya.
• Para sa mga produktong software na value-added reseller (VAR), kinakailangan ng VITA ang paggamit ng addendum ng kasunduan sa lisensya ng end user na may ilang partikular na hindi mapag-usapan na tuntunin.

Kabanata 27 Mga Kontrata sa Paglilisensya ng Software (PDF)

Layunin: Ang kabanatang ito ay nagbibigay ng impormasyon tungkol sa seguridad ng commonwealth at mga kinakailangan sa pagsunod sa cloud para sa lahat ng ahensya kapag kumukuha ng IT. Ang VITA ay may awtoridad na ayon sa batas para sa seguridad ng elektronikong impormasyon ng pamahalaan ng estado mula sa hindi awtorisadong paggamit, panghihimasok o iba pang banta sa seguridad sa pamamagitan ng pagbuo at pagpapatupad ng mga patakaran, pamantayan at alituntunin, at pagbibigay ng mga proseso ng pamamahala at pag-audit upang matiyak ang pagsunod ng ahensya.

Mga pangunahing punto:
• Ang pagsunod sa lahat ng patakaran sa seguridad ng impormasyon, pamantayan at alituntunin ay kinakailangan ng lahat ng ahensya ng estado at mga supplier na nagbibigay ng mga produkto o serbisyo ng IT sa iyong ahensya.
• Gayundin, ang anumang pagbili ng teknolohiya ng impormasyon na ginawa ng mga sangay ng ehekutibo, lehislatibo, at hudisyal ng Commonwealth at mga independiyenteng ahensya ay dapat gawin alinsunod sa mga pederal na batas at regulasyon na nauukol sa seguridad at privacy ng impormasyon.
• Bilang karagdagan sa VITA Security Standard SEC525 para sa anumang mga pagbili para sa mga third-party (na-host ng supplier) na mga serbisyo sa cloud (ibig sabihin, Software bilang isang Serbisyo), dahil ang mga ahensya ay may $0 na itinalagang awtoridad na kumuha ng mga ganitong uri ng mga solusyon, mayroong isang natatanging proseso para sa pagkuha ng pag-apruba ng VITA upang makakuha.
• May mga espesyal na kinakailangang tuntunin at kundisyon ng Cloud Services na dapat isama sa anumang solicitation o kontrata para sa cloud services at isang questionnaire na dapat isama sa solicitation para makumpleto at isumite ng mga bidder kasama ang kanilang mga panukala.

Kabanata 28 Agency IT Procurement Security and Could Requirements (PDF)

Layunin: Ang kabanatang ito ay naglalahad ng kinakailangan at mahalagang award at post-award na mga patakaran at alituntunin sa pagkuha ng IT.

Mga pangunahing punto:
o Sa pagtatapos ng mga negosasyon, kung naaangkop, at bago igawad ang anumang kontrata sa IT, dapat na patunayan ng itinalagang procurement lead na sumusunod ang supplier sa ilang partikular na kritikal na kinakailangan sa kontraktwal o ayon sa batas.
o Bago igawad ang anumang kontrata sa IT na nagkakahalaga ng $250,000 o higit pa, o isang kontrata para sa isang pangunahing proyekto, ang mga ahensya ay dapat kumuha ng mga kinakailangang pagsusuri at pag-apruba ng VITA. Bukod pa rito, dapat sundin ang proseso ng Procurement Governance Review (PGR) para sa anumang pamumuhunan sa teknolohiya na nagkakahalaga ng $250,000 o higit pa.
o Inirerekomenda na sa loob ng 30 araw ng paggawad ng kontrata, isang pagpupulong sa pagsisimula ng kontrata ay isasagawa.

Kabanata 29 Award at Post-Award of IT Contracts (PDF)

Layunin: Tinutukoy ng kabanatang ito ang mga "mataas na peligro" na mga solicitation at kontrata, ang mga kinakailangan para sa isang "mataas na panganib" na solicitation o kontrata, at ang kinakailangang proseso ng pagsusuri para sa lahat ng "high-risk" na pangangalap ng IT at kontrata.

Mga pangunahing punto:
o Lahat ng “high-risk” na pangangalap ng IT at mga kontrata, gaya ng tinukoy sa § 2.2-4303.01(A), ay dapat suriin ng parehong VITA at ng Office of the Attorney General (OAG) bago mag-release ng isang high-risk solicitation at bago ang paggawad ng isang high-risk na kontrata.
o Ang VITA Contract Risk Management ay magsasagawa ng high-risk IT solicitation at mga pagsusuri sa kontrata ayon sa § 2.2-4303.01(B).
o Lahat ng high-risk solicitations at kontrata ay dapat may kasamang malinaw at natatanging mga hakbang sa pagganap at mga probisyon sa pagpapatupad, kabilang ang mga remedyo sa kaso ng Supplier non-performance
o eVA ay magsisilbing system ng record para sa pag-uulat ng data na nauugnay sa pagganap ng mga high-risk na kontrata

Kabanata 30 High Risk IT Solicitation and Contracts (PDF)

Layunin: Itinakda ng kabanatang ito ang mga patakaran ng VITA sa mga pamamaraan ng protesta na may kaugnayan sa pagkuha ng mga produkto at serbisyo ng IT.

Mga pangunahing punto:
• Inirerekomenda ng VITA na ang lahat ng kahilingan sa IT para sa mga panukala at kontrata ay sumailalim sa ilang mga layer at pananaw ng pagsusuri upang magbunga ng isang holistic na pagsusuri at upang mabawasan ang panganib ng protesta.
• Patakaran ng VITA na maging bukas at transparent sa mga Supplier nito upang isulong ang isang patas at mapagkumpitensyang proseso ng pagkuha.

Kabanata 32 Mga Pamamaraan sa Pagprotesta (PDF)

Layunin: Ang kabanatang ito ay nagbibigay ng talakayan ng post-award contract administration ng mga IT procurement.

Mga Pangunahing Punto:

• Ang proseso ng pangangasiwa ng kontrata ay nagsisimula sa dokumentasyon ng solicitation at magpapatuloy mula sa oras ng paggawad ng kontrata hanggang sa makumpleto at matanggap ang trabaho, ang anumang mga hindi pagkakaunawaan o pagsasaayos ay nalutas, ang huling pagbabayad ay ginawa at ang kontrata ay pormal na isinara.
• Dapat na maunawaan ng administrator ng kontrata ang lahat ng aktibidad na inaasahan sa kanya, batay sa protocol ng ahensya at kaugnay sa pagiging kumplikado at mga kinakailangan ng partikular na kontrata sa IT.
• Dapat basahin at maging pamilyar ng tagapangasiwa ng kontrata ang mga dokumentong kontraktwal upang makapagtatag ng iskedyul ng mga aktibidad para sa pagtiyak ng pagsunod ng parehong partido sa kontrata—ang supplier at ang ahensya.
• Ang matagumpay na kontrata ay pare-parehong nakadepende sa post-award administration dahil ito ay nasa isang mahusay na pagkakasulat na pahayag ng trabaho o mahigpit na mga pamantayan sa pagganap.
• Kung may anumang paghahabol at hindi pagkakaunawaan para sa alinmang partido sa panahon ng pagganap ng kontrata, ang accessibility sa mga dokumento ng file ng pangangasiwa ng kontrata ay maaaring maging pinakamahalaga. Samakatuwid, kritikal na ang lahat ng dokumentasyon tungkol sa mga aksyon sa kontrata, pagganap ng supplier at pagganap ng ahensya ay pinananatili at naa-access.

Kabanata 34 IT Contract Administration (PDF)