Paghiling ng mga Rekord (FOIA)

• May karapatan kang humiling na siyasatin o tumanggap ng mga kopya ng mga pampublikong rekord.
• May karapatan kang humiling ng pagtatantya ng anumang mga singil para sa hiniling na mga talaan nang maaga.
• Kung naniniwala kang may paglabag sa iyong mga karapatan sa FOIA, maaari kang maghain ng petisyon sa distrito o circuit court upang pilitin ang pagsunod sa FOIA. Maaari ka ring makipag-ugnayan sa Freedom of Information Advisory Council (http://foiacouncil.dls.virginia.gov) para sa isang walang-bisang, pagpapayo na opinyon.

Humingi ng mga kasalukuyang tala o dokumento.
Nagbibigay ang FOIA ng access sa mga talaan, hindi para sa mga pampublikong katawan upang sagutin ang mga tanong tungkol sa kanilang trabaho. Hindi rin ito nangangailangan ng paglikha ng isang talaan na hindi umiiral. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3704(D).

Ipaalam sa amin kung anong format ang gusto mong makatanggap ng mga tala.
Makikipagtulungan ang VITA sa iyo upang magbigay ng mga electronic record sa isang format na ginagamit ng VITA sa regular na kurso ng negosyo. Halimbawa, kung humihiling ka ng mga talaan na pinananatili sa isang Excel spreadsheet, maaari mong piliing tumanggap ng isang dokumento ng Excel, isa pang madaling magagamit na format tulad ng CSV o PDF, o isang naka-print na kopya. Pakitandaan na ang pag-imprenta at pagbibigay ng mga papel na kopya ng mga talaan na itinatago sa elektronikong format ay malamang na magreresulta sa mga gastos.

Maaaring kailanganin naming talakayin ang iyong kahilingan sa iyo.
Ang paggawa ng isang kahilingan sa FOIA ay hindi dapat maging isang adversarial na proseso, at mas gusto naming lutasin ang iyong kahilingan sa paraang magkasundo. Maaaring kailanganin naming talakayin ang iyong kahilingan sa iyo upang matiyak na naiintindihan namin kung anong mga talaan ang iyong hinahanap. Ang paglilinaw ng isang kahilingan ay makakatulong din na maiwasan ang mga hindi kinakailangang gastos. Kung saan gumawa ka ng malaking kahilingan sa mga talaan, susubukan naming makipagkasundo sa iyo tungkol sa isang tugon.

Paano humiling ng mga tala mula sa VITA.
Hindi hinihiling ng FOIA na nakasulat ang iyong kahilingan, at hindi mo kailangang sabihing partikular na humihiling ka ng mga tala sa ilalim ng FOIA. Gayunpaman, ang isang nakasulat na kahilingan ay lumilikha ng isang talaan ng iyong kahilingan na may malinaw na pahayag kung anong mga talaan ang iyong hinihiling upang walang hindi pagkakaunawaan sa isang pandiwang kahilingan. Pinapadali din nito ang pakikipag-ugnayan sa iyo. Hinihikayat ka naming humiling ng mga tala sa pamamagitan ng pagsulat, sa pamamagitan ng pag-email sa address ng VITA FOIA.

Tukuyin ang mga talaan na iyong hinahanap nang may "makatwirang pagtitiyak."
Ang pamantayang ito ng sentido komun ay nangangailangan sa iyo na maging sapat na tiyak upang matukoy at mahanap namin ang mga talaan na iyong hinahanap.  Pakitandaan, ang mga malawak na kahilingan ay mas malamang na magkaroon ng malaki, aktwal na mga gastos sa pag-access, pagdodoble, pagbibigay, o paghahanap para sa mga hiniling na tala. Tingnan ang Va. Code §§ 2.2-3704(F) at (H).

Upang humiling ng mga tala ng VITA o kung mayroon kang mga katanungan, mangyaring makipag-ugnayan sa aming opisyal ng FOIA, si Joshua Heslinga.

Ang pinakamahusay na paraan upang humiling ng mga tala ay sa pamamagitan ng email sa FOIA@vita.virginia.gov, ngunit maaari ka ring makipag-ugnayan sa amin sa pamamagitan ng telepono sa (804)510-7288, o sa pamamagitan ng koreo sa:

Virginia Information Technologies Agency
ATTN: FOIA Officer
7325 Beaufont Springs Drive
Richmond, VA 23225

Bilang karagdagan, ang Freedom of Information Advisory Council ay magagamit upang sagutin ang anumang mga katanungan na maaaring mayroon ka tungkol sa FOIA. Makipag-ugnayan sa kawani ng Konseho sa foiacouncil@dls.virginia.gov o sa pamamagitan ng telepono sa (804) 698-1810. Maaari kang magsumite ng pampublikong komento sa FOIA Council sa pamamagitan ng FOIA Public Comment Form. 

Dapat tumugon ang VITA sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw ng trabaho pagkatapos itong matanggap.
Ang limang araw na yugto ay magsisimula sa araw ng negosyo pagkatapos naming matanggap ang iyong kahilingan at hindi kasama ang mga katapusan ng linggo o pista opisyal.

Ang dahilan sa likod ng isang kahilingan para sa mga pampublikong tala ng VITA ay hindi nauugnay.
Ang mga responsibilidad ng VITA sa pagtugon sa iyong kahilingan ay pareho anuman ang dahilan ng iyong kahilingan. Gayunpaman, itinatadhana ng FOIA na maaaring hingin ng isang pampublikong katawan ang mga humihiling na ibigay ang kanilang pangalan at legal na tirahan. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3704(A).

Mayroong limang pangkalahatang uri ng mga tugon sa kahilingan ng FOIA.
Kung ang VITA ang tagapangalaga ng hiniling na mga talaan, hinihiling ng FOIA na gawin ng VITA ang isa sa mga sumusunod na tugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw na yugto ng panahon. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3704(B):

1. Ibinibigay namin sa iyo ang mga talaang hiniling mo sa kabuuan ng mga ito
2. Itinatago namin ang lahat ng mga rekord na iyong hiniling dahil ang lahat ng mga talaan ay napapailalim sa isang partikular na ayon sa batas na exemption. Kung ipagkakait namin ang lahat ng mga talaan, dapat kaming magpadala sa iyo ng tugon nang nakasulat. Ang pagsusulat na iyon ay dapat tukuyin ang dami at paksa ng mga itinabi na tala at isaad ang partikular na seksyon ng Kodigo ng Virginia na nagpapahintulot sa amin na pigilan ang mga talaan.
3. Ibinibigay namin ang ilan sa hinihiling na impormasyon, ngunit pinipigilan ang iba pang impormasyon. Depende sa mga pangyayari, maaari naming i-redact ang bahagi ng isang tala na maaaring itago at ibigay sa iyo ang natitira sa talaan. Dapat kaming magbigay sa iyo ng nakasulat na tugon na nagsasaad ng partikular na seksyon ng Code of Virginia na nagpapahintulot sa amin na pigilin ang ilan o lahat ng hiniling na mga tala.
4. Ang hiniling na mga tala ay hindi mahanap o wala. Kung alam o nauunawaan namin na ang ibang ahensya ay may mga hiniling na tala, ang aming tugon ay magsasama ng impormasyon sa pakikipag-ugnayan para sa ahensyang iyon.
5. Kung halos hindi posible para sa VITA na tumugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw, dapat naming sabihin ito sa sulat at ipaliwanag kung bakit. Ito ay magbibigay-daan sa amin ng pitong karagdagang araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan, na nagbibigay sa amin ng isang 12 buong araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan.

Kung ang isang kahilingan ay dapat idirekta sa ibang ahensya – halimbawa, dahil ang VITA ay hindi ang tagapag-ingat ng hiniling na mga talaan – tutukuyin namin ang ibang ahensya at magbibigay ng impormasyon sa pakikipag-ugnayan.

Maaaring makipagtulungan sa iyo ang VITA o magpetisyon sa korte para sa karagdagang oras ng pagtugon.
Kung humiling ka para sa napakaraming bilang ng mga rekord, at sa palagay namin ay hindi namin maibibigay ang mga tala sa iyo sa loob ng 12 ) araw nang hindi naaabala ang aming iba pang mga responsibilidad sa organisasyon, maaari kaming magpetisyon sa korte para sa karagdagang panahon upang tumugon sa iyong kahilingan. Gayunpaman, gagawa kami ng makatwirang pagsisikap na magkaroon ng kasunduan sa iyo tungkol sa paggawa ng mga talaan bago kami pumunta sa korte upang humingi ng karagdagang oras.

Ang isang pampublikong katawan ay maaaring gumawa ng mga makatwirang singil na hindi lalampas sa aktwal na gastos na natamo sa pag-access, pagdoble, pagbibigay, o paghahanap para sa hiniling na mga talaan.

Ang isang pampublikong katawan ay maaaring gumawa ng mga makatwirang singil na hindi lalampas sa aktwal na gastos na natamo sa pag-access, pagdodoble, pagbibigay, o paghahanap para sa hiniling na mga rekord at dapat gawin ang lahat ng makatwirang pagsisikap na ibigay ang hiniling na mga tala sa pinakamababang posibleng halaga. Walang pampublikong katawan ang dapat magpataw ng anumang extraneous, intermediary, o surplus na bayarin o gastos upang mabawi ang mga pangkalahatang gastos na nauugnay sa paglikha o pagpapanatili ng mga talaan o transaksyon sa pangkalahatang negosyo ng pampublikong katawan. Ang anumang pagdodoble na bayad na sinisingil ng isang pampublikong katawan ay hindi lalampas sa aktwal na halaga ng pagdoble. Bago magsagawa ng paghahanap para sa mga rekord, ang pampublikong katawan ay dapat abisuhan ang humihiling sa pamamagitan ng sulat na ang pampublikong katawan ay maaaring gumawa ng mga makatwirang singil na hindi lalampas sa aktwal na gastos na natamo sa pag-access, pagdoble, pagbibigay, o paghahanap ng mga hiniling na rekord at magtanong sa humihiling kung gusto niyang humiling ng pagtatantya ng gastos bago ang pagbibigay ng hiniling na mga talaan tulad ng itinakda sa subsection. 2.2-3704 ng Kodigo ng Virginia. Kung gagawin ang mga naturang pagsingil ay ipinauubaya sa pagpapasya ng pampublikong katawan.

Maaaring kailanganin mong bayaran ang mga rekord na iyong hinihiling mula sa VITA.
Binibigyang-daan kami ng FOIA na maningil para sa mga aktwal na gastos sa pagtugon sa mga kahilingan sa FOIA. Kabilang dito ang mga item tulad ng oras ng kawani na ginugol sa paghahanap at pagrepaso sa mga hiniling na rekord, mga gastos sa pagkopya, at anumang iba pang mga gastos na direktang nauugnay sa pagbibigay ng hiniling na mga talaan. Hindi nito maaaring isama ang pangkalahatang mga gastos sa overhead. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3704(F). 

Sinusuri ng VITA kung maniningil sa batayan ng kahilingan.  Ang mga singil na sinusuri ng VITA ay nakabatay sa oras na ginugugol ng mga tauhan ng VITA sa kahilingan, tulad ng oras sa pagsusuri at pag-redact ng mga talaan.  Ang oras-oras na rate na inilalapat ng VITA sa mga naturang singil sa oras ay $45/oras, na itinakda noong 2021 batay sa suweldo noon (hindi kasama ang mga benepisyo) ng mga tauhan ng VITA FOIA at hindi na itinaas mula noon.

Maaaring kailanganin kang magbayad ng deposito.
Kung tinatantya namin na nagkakahalaga ng higit sa $200 upang tumugon sa iyong kahilingan, maaari naming hilingin sa iyo na magbayad ng deposito, hindi lalampas sa halaga ng pagtatantya, bago magpatuloy sa iyong kahilingan. Ang limang araw na kailangan naming tumugon sa iyong kahilingan ay hindi kasama ang oras sa pagitan ng paghingi namin ng deposito at kapag tumugon ka. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3704(H).

Maaari kang humiling na tantyahin namin ang mga singil bago tuparin ng VITA ang iyong kahilingan.
Ito ay magbibigay-daan sa iyong malaman ang tungkol sa mga tinantyang gastos nang maaga o bibigyan ka ng pagkakataong baguhin ang iyong kahilingan sa pagtatangkang babaan ang mga tinantyang gastos. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3704(F). 

Ang pagbabayad ay dapat bayaran sa pagtanggap ng mga talaan.
Maaari ka ring magbayad nang maaga. Kung may utang ka sa VITA na pera mula sa isang nakaraang kahilingan sa FOIA na nanatiling hindi nabayaran nang higit sa 30 na) araw, maaaring kailanganin namin ang pagbabayad ng past-due bill bago namin iproseso at tumugon sa iyong bagong kahilingan sa FOIA. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3704(I).

Kung hindi ka sigurado kung ang VITA ay may (mga) rekord na hinahanap mo, mangyaring makipag-ugnayan sa aming opisyal ng FOIA sa FOIA@vita.virginia.gov. Ang sumusunod ay isang pangkalahatang paglalarawan ng mga uri ng mga talaan na hawak ng VITA:

• Mga patakaran, pamantayan, alituntunin, at iba pang publikasyon ng VITA
• Mga rekord tungkol sa mga empleyado at opisyal ng VITA
• Mga pagbili na isinagawa ng VITA para sa mga produkto at serbisyo ng teknolohiya ng impormasyon
• Mga kontrata ng IT na pinasok o pinamahalaan ng VITA
• Mga rekord tungkol sa pagganap ng VITA sa iba pang mga responsibilidad na ayon sa batas nito

Pakitandaan na ang VITA ay responsable para sa paghahanap at paggawa lamang ng sarili nitong mga tala bilang tugon sa mga kahilingan ng FOIA. Ang mga kahilingan ng FOIA para sa mga talaan ng ibang mga ahensya ay dapat idirekta sa mga ahensyang iyon.  Bagama't ang VITA ay nagbibigay ng imprastraktura ng teknolohiya kung saan inililipat ng ibang mga ahensya ang data, ang VITA ay hindi ang tagapag-ingat ng mga talaang iyon at hindi maaaring tuparin ang mga kahilingan ng FOIA para sa mga entity na iyon. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3704(J); Va. Code § 42.1-85(B).

Ang Kodigo ng Virginia ay nagpapahintulot sa anumang pampublikong katawan na itago ang ilang mga tala mula sa pampublikong pagsisiwalat. Karaniwang pinipigilan ng VITA ang mga rekord na napapailalim sa mga sumusunod na exemption:

• Mga talaan ng tauhan. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3705.1(1).
• Mga rekord na napapailalim sa pribilehiyo ng abogado-kliyente o produkto ng trabaho ng abogado. Tingnan ang Va. Code §§ 2.2-3705.1(2) at (3).
• Software ng impormasyon ng pagmamay-ari ng nagbebenta. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3705.1(6).
• Mga rekord na nauugnay sa negosasyon at paggawad ng isang kontrata, bago ang paggawad ng kontrata. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3705.1(12) at § 2.2-4342.
• Mga rekord na naglalarawan o nauugnay sa seguridad ng IT at kontrol sa pag-access. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3705.2(2).
• Mga rekord na nauugnay sa mga banta sa cybersecurity, kahinaan, o mga planong panseguridad, kung saan ang pagpapalabas nito ay magdudulot ng panganib sa kaligtasan o seguridad. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3705.2(14).
• Mga rekord na nauugnay sa mga transaksyon sa pagkuha na isinagawa alinsunod sa Virginia Public Procurement Act. Tingnan ang Va. Code § 2.2-4342.

Higit pa rito, hindi hinihiling ng FOIA ang mga ahensya na magbigay ng mga rekord bilang tugon sa isang kahilingan ng mga nakakulong o nakatalagang sibil na mga tao. Tingnan ang Va. Code § 2.2-3703(C).

Upang magkomento sa kalidad ng tulong na ibinigay sa iyo ng VITA, mangyaring gamitin ang online na form ng pampublikong komento sa website ng Freedom of Information Advisory Council.